Gjør protokollen til arbeid Slik tar du effektive notater under et møte

Det er en ferdighet som få mennesker har perfeksjonert; det perfekte møtet minutter.

Det er en kjent historie i en ufullkommen verden. Du jobber med et prosjekt av kritisk betydning på jobben. Dette er en interdepartemental affære, med all den smertefulle interdepartementale politikken som følger med. Da tidsfristen venter med prosjektet ikke nærmere ferdigstillelse, planlegger du et møte med dine kolleger. Etter at du har satt opp en agenda for møtet, kan du enkelt opprette møteagenter som bruker møteforventninger [iPad] Lag enkelt møteagenter ved hjelp av møteforventninger [iPad] Selv om ingen av oss ser frem til å delta på møter, er det heldigvis en rekke nyttige online- og mobilapplikasjoner, slik som som AgreeDo, som gjør oppgaven med å planlegge møter enklere. Alle vellykkede møter starter ... Les mer og to timers kjedelig diskusjon, du ender opp med en avtalt tidsplan og handlingsplan.

Og så er avtalt tidsplan ikke oppfylt, og den avtalte handlingsplanen utføres ikke. Du ringer deg opp med kollegaene dine - “Hva i helvete skjer der borte? Dette er ikke det vi enige om”. De adamant de gjør de de lovte. De er overbevist om at du er den som har feil. Og dessverre er det ingenting å bestride deres versjon av hendelser. Du tok ikke noen minutter.

Dessverre er det en av de mest vitale ferdighetene som trengs for den moderne arbeidsplassen. De lar deg lage en etablert oversikt over hendelser som er avtalt av alle parter, og sparer du hodepine lenger nedover linjen. Slik tar du effektive minutter i et møte.

Ikke ta noen minutter

Det høres mot-intuitivt, ikke sant? Dette er en artikkel om hvordan du tar effektive minutter, og jeg sier at du ikke bør ta dem? Hvilken galskap er dette??

Det er vanskelig å gjøre to ting samtidig. Hvis du prøver å holde styr på en samtale mens du tar minutter, vil du sannsynligvis gjøre en dårlig jobb med minst en av disse tingene. Og husk hvordan jeg sa at minuttene skulle være en nøyaktig representasjon av hendelser? De er virkelig noe du ikke bør rote opp.

Når du går inn i et møte, bør du ta med noen i hvem som ikke skal delta i samtalen, og be ham eller henne om å ta minutter. Det lar deg fokusere på samtalen, og du kan være trygg på at møtet notater Samarbeide og redigere møteopplysninger i realtid ved hjelp av Sync.in samarbeid og rediger møteopplysninger i realtid ved hjelp av Sync.in Når du trenger å jobbe med et lag online, eller selv om du bare må samarbeide med andre kolleger som kan jobbe på andre fjerntliggende steder, kan evnen til å få noe visuelt å se ... Les mer vil være av god kvalitet. Hvis du deltar i et online møte (kanskje med WebEx eller Google Hangouts), hvorfor brann du ikke opp Audacity Record-lydfiler med Audacity Record-lydfiler med Audacity Read More og registrerer samtalen for fremtidig referanse?

Husk 5 W's

Tenk tilbake til en av dine engelske klasser i grunnskolen. Du skrev sikkert en historie på et tidspunkt, og du ble lært “5 W er” . For å oppdatere minnet ditt er de "hvem", "hva", "når", "hvorfor" og "hvor" .

Når du tenker på det, så er det noen minutter. De lager en fortelling om noe som skjedde, eller noe som vil skje. Og mye som du ville når du komponerer en rapport eller en artikkel, må du legge til detalj.

Så, hvor du kanskje har noe sånt.

Oppgrader WordPress til 3.7

Du kan ha noe sånn.

Ben Smith oppgraderer WordPress til 3.7 neste uke for sikkerhetsoppdateringer.

Mye mer meningsfylt, ja?

... Men ikke ta det for langt.

Ingen bryr seg om at Ben Smith bare oppgraderer WordPress 3.7 neste uke fordi denne uken er på ferie i Barbados med sin kone og hans to barn, men hans kjæledyr Chihuahua Gee-Fee bor i de lokale kennelene mens de er borte. Hvorfor ville du sette det i notatene dine?

Ja, det er viktig å legge merke til alle viktige detaljer. Å være eksplisitt er super viktig. Når det er sagt, ikke ta det for langt der du registrerer data som ikke er til nytte for noen.

Enig på minuttene

Så, du har et tre timers møte. Når det er ferdig, er det sannsynligvis ganske lite å holde fast i konferanserommet på listen over ting du vil gjøre. Du er trøtt. Du er tørst. Folk forlater kontoret og går hjem til varme senger og America's Got Talent.

Leder du ut? Nei! Hvis du har skrevet håndskrevne minutter, går du og skriver inn dem på en mektig måte. Når du har dem i et format som er svakt nyttig, sender du dem til hver deltaker. Du ber dem om å erkjenne at de har lest protokollen og at de er fornøyd med innholdet.

Det forklarer hvilken rolle hver person har å holde, samt deres ansvar, og hvis noen har uenighet med den offisielle rekordhendelsen, kan de rette opp det. Et samarbeidsmøte De 6 beste gratis nettmøteverktøyene for å samarbeide med ditt team De 6 beste gratis nettmøteverktøyene for å samarbeide med ditt lag Små lag trenger ikke dyre enterprise apps for samarbeid. Her er seks fantastiske verktøy som du kan bruke til å administrere lagets data, kommunikasjon og mer. Gratis. Les mer viser seg bedre på grunn av dette.

Lær shorthand

Avhengig av hvem du spør, er shorthand enten en veldig fin måte å skrive ting på raskt, eller det er en form for kryptering som er motstandsdyktig, til NSAs nysgjerrige øyne. Men du føler deg om det, det er en nyttig ferdighet å ha i din notetaking arsenal.

Mens det er ganske skremmende å se på, er kortskriving ikke så vanskelig å groke. Den erstatter vanlige skrivekonstruksjoner med symboler og forkortelser, slik at du kan skrive hundrevis av ord per minutt. Dette er hva Kim Fletcher, leder av Nasjonalt råd for opplæring av journalister, har å si om det.

Hvis du har en shorthandnotat, kan du finne tilbudet veldig raskt. Du går inn med en båndopptaker eller en digital opptaker, og hvis du har brukt en time der med opptakeren din, har du en time med tape for å gå gjennom, det tar ganske lang tid

Det er mange systemer for skriving av stenografi, med alfabetisk-baserte systemer (AlphaHand, osv.) Blant de raskeste mens Gregg-årsdagen, Gregg-jubileum gjør protokollenes arbeid: Slik tar du effektive notater under et møte Gjør minuttene arbeid: Hvordan Ta effektive notater under et møte Det er en ferdighet som få mennesker har perfeksjonert; det perfekte møtet minutter. Historien om hendelser sparer du hodepine lenger nedover linjen. Slik tar du effektive minutter i et møte. Les mer, og New Era Pitman er den raskeste av gjengen. Spill rundt med noen og finn en du liker! Jeg har funnet ut at dette nettstedet er utrolig nyttig for å bryte ned forskjellene mellom hver av de mange metodene der ute.

Konstruer dine notater

Når du tar notater, doodler du en arbeidsflyt, eller går du i full Buzzfeed og legger den på en liste? Effektiviteten av notatene dine er helt avhengig av hvordan du strukturerer informasjonen du registrerer.

Registrerer du trinn, eller gjør notater til handlinger folk vil gjøre i fremtiden? Bullet poeng kan være nyttig her. Går du detaljert informasjon om en hendelse som tidligere fant sted? Du vil kanskje bruke en stil som er mer paragrafisk i naturen.

Følger arty? En annen teknikk som du kan finne nyttig, er visuell notattaking. Her legger du til sammenheng til tekst ved å legge til farge, grafikk og bilder. Ved å legge til illustrasjoner, kan du legge til ekstra informasjon uten å gjøre notatene dine også 'ord tung'.

Til slutt vil du være glad for å vite at det er noen verktøy der ute som gjør strukturering av notatene en doddle. Microsoft har en rekke Microsoft Word-maler for å ta minutter på et møte. Disse ville ikke se ut på plass i en tett, "skjorte-og-tie" arbeidsplass, men har fortsatt noen fargestråler. Jeg har også tatt med å bruke SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote er nå tilgjengelig For Mac Flytt Over TextEdit, er Simplenote nå tilgjengelig for Mac Hvis du bare vil åpne et skriveverktøy og begynne å skrive uten mange distraherende klokker og Whistles, Simplenote kan være akkurat det du leter etter. Les mer for mine minutter, på grunn av sin rene estetikk og de innebygde skybackupene.

Konklusjon

Å ta ned minutter er super enkel, og det er en strategisk ferdighet for å holde effektive møter vi alle bør mestre. Har du noen nyttige tips for å ta notater i møter? Gi meg beskjed i kommentarene nedenfor!

Bildekreditt: Mark Jensen John Benson dpstyles

Utforsk mer om: Samarbeidsverktøy, Notatbøker.