Slik batch oppgaver med Google Kalender for å øke fokus og produktivitet

Den multitasking myten er gjennomgripende. Uansett hvor mye multitasking forskning vi ser, fortsetter vi å fortelle oss det mest folk kan ikke multitask, men vi kan.

Tid og tid igjen viser forskning at når vi tror vi er multitasking, gjør vi faktisk ikke mer enn noe på en gang. Vi skifter frem og tilbake mellom aktiviteter, og at et fenomen kjent som “vekslende utgifter” gjør oss mindre effektive (og kan sette oss i fare).

Men…

Det er en bestemt type multitasking som kan være mer effektiv. Kanskje ikke så effektiv som å fokusere på en enkelt oppgave. Men hvis du bare ikke kan stå med å fokusere på en ting i mer enn noen få minutter, kan du være heldig.

(For å være rettferdig, er det noen tilfeller der multitasking kan være en effektiv måte å gjøre ting på. Enkelt- og multitasking: Hva er best for produktivitet? Enkelt- og multitasking: Hva er best for produktivitet? Multitasking er en vanlig metode for å øke produktiviteten . Det viser seg at det ikke nødvendigvis er sølvkulen for produktivitet. Nøkkelen er å vite når du skal multitask. Les mer.)

En introduksjon til oppgavebatching

Ulike produktivitetsguruer har definert oppgavebatching på litt forskjellige måter. Men hva det kommer til, er dette:

“Oppgavebatching er praksis for å gruppere lignende oppgaver sammen.”

Så du kan ha en liste over “koding,” “debugging,” “dokumentere,” og “planlegger” oppgaver, for eksempel. I mitt eget liv ville jeg trolig batch oppgaver som “skriving,” “redigering,” “forske,” “pitching,” og så videre.

Hvordan er dette nyttig?

Oppgavebatching hjelper deg med å bli mer produktiv ved å oppfordre deg til å holde fast i en lignende gruppe oppgaver for å redusere byttekostnaden når du beveger deg mellom dem. Å gå fra å redigere bilder til å administrere e-posten din er en stor bryter, og kan medføre store byttekostnader ettersom hjernen din sliter med å bytte ut gir.

Bytte fra å redigere bilder til, for eksempel å legge inn bilder til arkivfotograferingssteder, kan skape en mindre byttekostnad. Eller tenk at du bytter fra å ringe potensielle kunder med salgssteder for å ringe eksisterende kunder for å sjekke inn. Det ville være enklere enn å bytte fra toneanrop til å skape kvartalsrapporter.

Og den lavere byttekostnaden gir økt fokus.

Hvordan du setter opp oppgaver i grupper, er opp til deg - Det viktigste er at de er like. Hvis du finner det vanskelig å bytte ut gears mellom to oppgaver, hører de ikke i samme batch. Du kan ha et stort antall batcher eller en mindre, avhengig av hvilke ting du må gjøre ferdig.

Når du har gruppert oppgavene dine, kan du bruke tid til hver batch.

Planlegger partiene dine

Dette er hvor oppgavebatching blir veldig nyttig. Når du angir en bestemt blokkeringstid Slik blokkerer du tid på Google Kalender for en produktiv arbeidsdag Hvordan å blokkere tid på Google Kalender for en produktiv arbeidsdag Kjører du med tidsstyring? Vi viser deg hvordan du sperrer tid på Google Kalender for å øke fokuset, redusere stress og forbedre produktiviteten. Les mer til en bestemt batch, du er fri til å bytte mellom oppgaver i den batchen. Som er bra for de av oss som liker å flytte mellom prosjekter mye.

Så lenge du ikke bytter til en oppgave utenfor av den batchen, blir du mer effektiv. Den kognitive vekslingskostnaden vil bli lavere, og du blir mer ferdig.

Det er så enkelt.

Og når du begynner å sette oppgavene dine på kalenderen din, så du har en angitt tid til å jobbe med dem, vil du begynne å se produktivitets skyrocket. Fordi bytte kostnader er lavere, vil du bruke mindre tid på å få fart på hver oppgave. Og å ha en bestemt tid for bestemte batcher vil hjelpe deg med å redusere distraksjoner (som har en enorm vekslende utgifter).

Bruke et tidsstyringssystem som Pomodoro-teknikken Hvordan en enkel Pomodoro-timer gjorde livet mitt bedre Hvordan en enkel Pomodoro-timer gjorde livet mitt bedre Pomodoro-teknikken er en av de enklere tidsstyringslivshackene. Bryt gjennom distraksjoner ved hjelp av 25-minutters biter og en timer. Det kan være en livsforandrende rutineendring hvis det passer deg. Les mer eller noe lignende vil øke produktiviteten ytterligere.

Hvis du er klar til å prøve oppgavebatching, så er det du trenger å gjøre:

Batching-oppgaver med Google Kalender

Det første du må gjøre er å opprette oppgavegrupper. Som alle vil ha forskjellige sett med oppgaver og forskjellige metoder for batching, hvordan du går gjennom denne prosessen, er helt opp til deg. Som nevnt kan det være bra å starte med tre eller fire kategorier. For vårt eksempel skal vi bruke “planlegger,” “bygning,” “gjennomgå,” og “rapportering.”

Vi kombinerer disse batchene med begrepet tidsblokkering av tidsblokkering - Den hemmelige våpen for bedre fokuseringstid - Den hemmelige våpen for bedre fokus Leter du etter en mer effektiv måte å organisere arbeidsdagene på? Prøv Time Blocking. Denne taktikk taktikken kan hjelpe deg med å holde deg på sporet mens du holder distraksjoner, procrastination og unproductive multitasking i sjakk. Les mer . Bare sett til sideblokker av tid i Google Kalender for bestemte batcher.

Her har jeg lagt til hendelser som forteller meg når jeg skal jobbe med bestemte batcher:

Jeg har også lagt til en påminnelse for å forsikre meg om at jeg vet når min rapporteringsblokk starter:

Nå får jeg en påminnelse når det er på tide å jobbe med rapporteringsoppgaver. I løpet av den tiden kan jeg bruke Pomodoro-teknikken. Best Pomodoro Timer Apps for å Rocket Your Productivity De beste Pomodoro Timer Apps for å rake din produktivitet Hvis du ofte rammer en produktivitetsvegg etter noen timer arbeid, kan en Pomodoro-timer hjelpe deg med å holde din fokus. Dette valget av timere har et valg for hver plattform. Les mer for å klare min tid på ulike oppgaver. Eller jeg kan la det skje mer naturlig, hvor jeg flytter mellom oppgaver når jeg vil. Denne delen er opp til deg.

Du får ideen. Sett bare inn flere batcher i kalenderen din! Men husk at du fortsatt trenger unblocked tid. Du trenger et par minutter her og der for å administrere e-post, hente på samtaler, chatte med folk på kontoret, eller bare la tankene hvile litt.

Et spørsmål du kanskje spør akkurat nå: Hvordan velger jeg når du skal planlegge hver batch? Det er ikke noe riktig svar på dette. Hvis du har en bestemt type oppgave, gjør du det beste om morgenen, planlegg det tidlig. Hvis du liker mindre kognitivt intense oppgaver på ettermiddagen, planlegger du dem der. Foretrekker du å bytte til noe helt annet når du endrer oppgaver? Det kan du også gjøre.

Du vet hvordan og når du jobber best. Hvordan holde seg produktiv Uansett om du er en morgenperson eller en nattugle. Hvordan holde seg produktiv, enten du er en morgenperson eller en nattugle. Ikke forsøk å våkne tidlig eller bli sen. I stedet optimaliserer du systemer slik at du kan takle fasen der produktiviteten er lav. Her er noen smarte strategier. Les mer, og du kan sette den kunnskapen i arbeid i batchplanen din.

Når du har batchene dine i kalenderen, er du klar til å gå! Nå er alt du trenger å gjøre, å komme seg til jobb.

Bruk Google Kalender til å øke produktiviteten din

Planleggingen av oppgavene dine i Google Kalender kan være nok til å fullstendig revolusjonere produktiviteten din. Men hvis du trenger litt mer av et løft, kan du bruke Google Kalender andre fantastiske funksjoner.

Du kan for eksempel synkronisere din gjøremålsliste med Google Kalender Slik synkroniserer du Google Kalender med din gjøremålsliste Slik synkroniserer du Google Kalender med din gjøremålsliste Ved å organisere livet ditt, er to verktøy uunnværlige: kalenderen din og din gjøremålsliste. Men de fleste oppgavebehandlingsløsninger holder disse to tingene separate. Vi viser deg hvordan du kan kombinere dem. Les mer og se dine viktige oppgaver sammen med batchplanen din. Dette kan hjelpe deg med å prioritere mellom oppgaver i hver batch.

Eller du kan bruke den oppdaterte flerkalendervisningen 5 Nye Google Kalender-funksjoner du må prøve! 5 Nye Google Kalender-funksjoner du må prøve! Google Kalender ble akkurat mer fantastisk. Google oppdaterte endelig kalenderen sin. Vi viser deg hvordan du får det nye designet og hvilke nye funksjoner du må prøve. Les mer for å holde batchplanleggingen din skilt fra dine andre avtaler.

Du kan til og med merke dine kalenderoppføringer. Få mest mulig ut av Google Kalender med 7+ nye verktøy. Få mest mulig ut av Google Kalender med 7+ nye verktøy Bruk Google Kalender til å spare tid og få mest mulig ut av arbeidsdagen din. Disse nye Google Kalender-verktøyene og tjenestene tilbyr noen flere produktivitetstrykk. Les mer for å se hvor tiden går og hvordan du kan forbedre tidsstyringen.

Det er så mange funksjoner og verktøy der ute som du kan gjøre nesten hva du vil med Google Kalender.

Oppgavebatching på lang sikt

Selvfølgelig er det aldri så enkelt. Det er alltid vedlikehold. For eksempel bør du regelmessig sette til side noen få minutter for å gjennomgå batchene dine. Hvis du føler at en bestemt oppgave ikke flyter sammen med de andre i batchen sin, vil du kanskje opprette en ny batch for å redusere byttekostnadene.

Og du kan oppleve at planleggingen din ikke er optimal. Kanskje du trenger mer tid mellom batchene, eller du trenger en hel dag uten planlagte aktiviteter for å hente ting.

Selv når du finner det perfekte produktivitetssystemet Hvordan oppretter du det siste Perfect Time Management System Du vil alltid bruke Hvordan lage det siste Perfect Time Management System Du vil alltid bruke Productivity er et konstant søk etter mer organisasjon med mindre arbeid. En måte å oppnå alt du drømmer om å oppnå, uten å miste i søvn. Kan dette automatiserte tidsstyringssystemet gjøre alt? Les mer, det kommer alltid til å være litt vedlikehold som du trenger å utføre. Batching oppgaver er ikke noe unntak.

Men når du laster opp oppgavene dine og integrerer dem i Google Kalender, har du et nesten automatisk tidsstyringssystem. Og det blir ikke mye bedre enn det!

Har du prøvd oppgavebatching? Hva gjør du for å minimere tid og krefter det tar å bytte oppgaver? Del ditt råd i kommentarene nedenfor!

Bildekreditt: photographee.eu/Depositphotos

Utforsk mer om: Fokus, Google Kalender, Produktivitet, Oppgavebehandling.