Produktivitet

Slik importerer du data i Excel-regnearkene på den fine og enkle måten

Slik importerer du data i Excel-regnearkene på den fine og enkle måten / Produktivitet

Excel er kongen av regnearkprogrammer Excel vs Google Sheets: Hvilken er bedre for deg? Excel vs Google Sheets: Hvilken er bedre for deg? Trenger du virkelig Excel? Både desktop og online-løsninger har sine fordeler. Hvis du har problemer med å velge mellom Excel og Google Sheets for å administrere regneark, la oss hjelpe deg med å bestemme. Les mer, men noen ganger må du åpne et dokument som ikke ble formatert spesielt for Microsoft-programmer. Og andre ganger må du lagre dokumentet ditt i et annet format slik at folk som ikke bruker Excel, kan bruke det.

Importere og eksportere data i Excel virker som en komplisert prosess, men det er faktisk ganske enkelt når du har gjort det et par ganger. Her er hva du trenger å vite.

Slik importerer du data til Excel

Uansett hvilken type data du importerer, starter du prosessen på samme måte. Truffet Fil> Import å komme i gang. Du får se denne popup-vinduet, slik at du kan velge formatet til den opprinnelige filen du vil importere:

Denne dialogen gir deg muligheten til å importere kommaseparert verdi (CSV), FileMaker Pro, HTML og tekstfiler. Hvis du vil importere en annen type regnearkfil, er det beste alternativet å eksportere regnearket i et annet format fra det opprinnelige programmet. De fleste programmer burde ikke ha noen problemer med å eksportere til CSV eller tekst. Jeg bruker en CSV i dette eksemplet fordi det er et vanlig datformat, som brukes for alt fra forskningsdata til sosiale medier-kontakt regneark. Slik sikkerhetskopierer du Facebook-kontaktene til enhver e-postkonto [Ukentlige Facebook-tips] Slik sikkerhetskopierer du Facebook-kontaktene til en hvilken som helst e-postkonto [Ukentlige Facebook-tips] Facebook gjør mange aspekter av livet ditt mer praktisk. Det er en enkel måte å holde kontakten på, det minner deg om vennernes fødselsdager, og det kan synkronisere dine kontakter og Facebook-arrangementer til din ... Les mer

Start tekstimportveiviseren

Klikk Importere, og du vil se tekstimportveiviseren:

Excels tekstimportveiviser gjør så mye som mulig for å gjøre denne prosessen enkel, og for det meste fungerer det veldig bra. Mesteparten av tiden, vil du bare treffe Neste> til veiviseren forsvinner og dataene dine vises i regnearket. Som du kan se på bildet over, bestemte tekstveiviseren at denne filen er avgrenset - hver celle er adskilt av et komma. Fordi dette er riktig, kan vi bare treffe Neste> å fortsette med importen (hvis ikke, les videre for tips om import av fast bredde).

Angi dataavgrensere

Trinn to lar deg velge et antall forskjellige alternativer knyttet til avgrensning som vil hjelpe deg med å sikre at dataene dine blir importert riktig:

Først kan du velge avgrenseren din. Dataene jeg importerer her bruker kommaer til å skille celler, så jeg skal gå Komma valgt. Tab er også valgt, og har ingen negativ innvirkning på denne importen, så jeg lar den stå alene. Hvis regnearket ditt bruker mellomrom eller semikolon for å skille mellom celler, velg bare det alternativet. Hvis du vil dele opp dataene på et annet tegn, som et skråstrek eller en periode, kan du skrive inn det tegnet i Annen: eske.

De Behandle påfølgende avgrensere som en boks gjør akkurat hva det står; I tilfelle av kommaer, ville det ha en enkelt ny celle å ha to komma på rad. Når boksen ikke er merket, som er standard, vil det opprette to nye celler.

De Tekstkvalifikator eske er en viktig en; Når veiviseren importerer et regneark, vil det behandle noen av cellene som tall og noen som tekst. Tegnet i denne boksen forteller Excel hvilke celler som skal behandles som tekst. Normalt vil det være anførselstegn (” “) rundt tekst, så dette er standardalternativet. Tekstkvalifiseringene vil ikke bli vist i det endelige regnearket. Du kan også endre den til enkle anførselstegn (") eller ingen, i så fall vil alle anførselstegn forbli på plass når de blir importert til det endelige regnearket.

Angi dataformater

Når alt ser bra ut, trykk Neste> å gå til det siste trinnet, som lar deg sette dataformater for importerte celler:

Standardverdien for Kolonne dataformat er Generell, som konverterer data automatisk til tall, dato og tekstformater. For det meste vil dette fungere helt fint. Hvis du har spesifikke formateringsbehov, kan du selv velge Tekst eller Dato:. Alternativet dato kan også velge formatet som datoen importeres til. Og hvis du vil hoppe over bestemte kolonner, kan du også gjøre det.

Hver av disse alternativene blir brukt på en enkelt kolonne eller flere kolonner hvis du skifter-klikk for å velge mer enn én. Det kan ta lang tid å gå gjennom alle kolonnene på denne måten hvis du har et gigantisk regneark, men det kan spare deg tid på lang sikt hvis alle dataene dine er riktig formatert når du først importerer det.

Det siste alternativet i denne dialogen er Avansert menyen, som lar deg justere innstillingene som brukes til å gjenkjenne numeriske data. Standarden bruker en periode som desimal separator og et komma som tusen separator, men du kan endre dette hvis dataene er formatert annerledes.

Etter at disse innstillingene er ringt til din smak, bare treffer Bli ferdig og importen er ferdig.

Bruk fast bredde i stedet for avgrenset

Hvis Excel får dataene dine til å avgrense feil, eller du importerer en tekstfil uten avgrensninger, kan du velge Fast bredde i stedet for avgrenset i første trinn. Dette lar deg skille dataene dine i kolonner basert på antall tegn i hver kolonne. Hvis du for eksempel har et regneark fullt av celler som inneholder koder med fire bokstaver og fire tall, og du vil dele bokstavene og tallene mellom forskjellige celler, kan du velge Fast bredde og sett splittet etter fire tegn:

For å gjøre dette, velg Fast bredde og klikk Neste>. I den følgende dialogboksen kan du fortelle Excel hvor du skal dele dataene i forskjellige celler ved å klikke i de viste dataene. For å flytte en splitt, klikk og dra pilen øverst på linjen. Hvis du vil slette en deling, dobbeltklikker du linjen.

Etter å ha valgt splitter og treffer Neste>, Du får de samme alternativene som du ville ha i den avgrensede importen. Du kan velge dataformatet for hver kolonne. Deretter treffer du Bli ferdig og du får regnearket ditt.

I tillegg til å importere ikke-avgrensede filer, er dette en god måte å dele opp tekst og tall. Slik trekker du ut et tall eller en tekst fra Excel med denne funksjonen. Slik trekker du ut et tall eller en tekst fra Excel med denne funksjonen. Blander tall og tekst i en Excel-regneark kan introdusere utfordringer. Vi viser deg hvordan du endrer formatering av cellene dine og separate tall fra tekst. Les mer fra filer du jobber med. Bare lag filen som en CSV- eller tekstfil, importer den filen, og bruk denne metoden for å dele den opp, men du vil.

Importere HTML er det samme som å importere CSV- eller tekstfiler; velg filen, gå gjennom de samme valgene som ovenfor og HTML-dokumentet ditt blir omgjort til et regneark som du kan jobbe med (du kan finne dette nyttig hvis du vil laste ned HTML-tabeller fra et nettsted, eller hvis webformdata er lagret i HTML-format).

Eksportere data fra Excel

Det er mye enklere å eksportere data enn å importere det. Når du er klar til å eksportere, trykk Fil> Lagre som ... (eller bruk en praktisk Excel-hurtigtast 35 Daglige Microsoft Excel-tastaturgenveier for Windows og Mac 35 Everyday Microsoft Excel-hurtigtaster for Windows og Mac Tastaturgenveier kan spare deg for mye tid! Bruk disse snarveiene i Microsoft Excel for å øke hastigheten på å jobbe med regneark på Windows og Mac. Les mer), og du vil bli presentert med en rekke alternativer. Bare velg den du trenger.

Her er en oversikt over noen av de vanligste:

  • .xlsx / .xls: standard Excel-formater.
  • .XLT: Excel-mal.
  • .xlsb: Et Excel-format skrevet i binær i stedet for XML, noe som gjør det mulig å lagre ekstremt store regneark raskere enn standardformater.
  • .csv: Kommaseparert verdi (som i det første importeksemplet som brukes ovenfor, kan leses av et regnearkprogram).
  • .tekst: En rekke litt forskjellige formater som bruker faner for å skille cellene i regnearket ditt (når du er i tvil, velg Tab-avgrenset tekst i stedet for et annet .txt-alternativ).

Når du velger et format og treffer Lagre, Du kan få en advarsel som ser slik ut:

Hvis du ønsker å lagre filen som noe annet enn .xlsx eller .xls, vil dette trolig skje. Med mindre det er spesifikke funksjoner som du virkelig trenger i regnearket, klikker du bare Fortsette og dokumentet ditt vil bli lagret.

Ett skritt nærmere til Excel Mastery

For det meste bruker folk bare Excel-formaterte regneark, og det er veldig enkelt å åpne, modifisere og lagre dem. Men hver gang får du en annen type dokument, som en hentet fra nettet eller generert i en annen Office-suite Hvilken Office Suite er best for deg? Hvilken Office Suite er best for deg? Du vil bli presset for å finne et yrke som ikke krever ord- eller tallbehandling av noe slag. Og du lurer kanskje på, er Microsoft Office virkelig den beste løsningen? Her er alternativene dine. Les mer . Å vite hvordan du importerer og eksporterer forskjellige formater, kan gjøre arbeidet med slike ark enklere.

Importerer eller eksporterer du Excel-filer jevnlig? Hva finner du det nyttig for? Har du noen tips for å dele eller bestemte problemer som du ikke har funnet en løsning for ennå? Del dem nedenfor!

Utforsk mer om: Microsoft Excel, regneark.