Slik administrerer du oppgaver ved hjelp av japansk Kanban-teknikk

Enten du jobber som en del av et stort lag, eller bare prøver å håndtere en rekke oppgaver av deg selv, er det enkelt for en rekke mindre jobber å formere til en uakseptabel oppgave. Hvis det høres kjent, kan du prøve å introdusere Kanban i arbeidsflyten din for å se om det lette belastningen.

Ved å slå jobber ned trinnvis og legge dem ut visuelt, hjelper Kanban folk til å forstå fremdriften de gjør og etablere hvor det er rom for forbedring. Til tross for å ha sine røtter i bilproduksjon, kan kjernekonseptene bak denne strategien brukes til et bredt spekter av arbeidsmiljøer.

Det er relativt enkelt å sette opp, og kan ha en markert positiv effekt på det daglige arbeidslivet. Bruk denne veiledningen for å sette opp timeplanen og begynne å implementere Kanban.

Hva er Kanban?

Kanban er en forretningspraksis som ble etablert i 1940-tallet av Taiichi Ohno, som var en industriell ingeniør som forsøkte å effektivisere den daglige arbeidsflyten på japansk bilgigant Toyota. Med tanke på tankeprosessen bak restocking av hyller i supermarkeder utviklet Ohno en metode for å bruke en lineær prosess med klart definerte grenser til kontrollere effekten av flaskehalser i produktiviteten.

Det grunnleggende oppsettet for en Kanban-tidsplan deler den oppgitte prosessen i komponenttrinnene. Individuelle oppgaver - vanligvis representert av Post-it notater eller en digital ekvivalent - Flytt fra venstre til høyre gjennom kolonner som er merket med navnet på hvert trinn og et tall.

Dette nummeret, bestemt av planleggeren, representerer mengden oppgaver som teamet eller personen som er ansvarlig for produksjonsstadiet, kan håndtere til enhver tid. Oppgaver i hver kolonne er delt inn i to grupper; pågår, eller fullført. Når en oppgave er fullført, kan neste produksjonsstadium kreve det og flytte det til neste kolonne - men bare hvis det er tilstrekkelig kapasitet til å gjøre det.

Et offentlig Kanban-styret gir hele laget en oversikt over prosjektet fra start til slutt, i stedet for å ha bevissthet om arbeidsflytduva til egen produksjon. Fra et ledelsesmessig perspektiv kan dette hjelpe tildele ansatte til hvor de trengs mest, men det hjelper også enkeltpersoner å bestemme hvor hjelp er nødvendig på en mer uformell, løpende basis.

Sette opp en Kanban Scheduler ved hjelp av Trello

Hvis du bare har startet med Kanban - og spesielt hvis du introduserer den til en gruppe som ikke er kjent med konseptet - er det best å sørge for at verktøyene du bruker, er så enkle og tilnærmelige som mulig. Selv om det lider av visse begrensninger som kan frata Kanban-purister, prosjektledelse og mer 10 Unike bruksområder av Trello annet enn prosjektledelse 10 Unike bruksområder av Trello annet enn prosjektledelse Trello er en listelskers glede. Dens Kanban-stil tilnærming var ikke ment bare for prosjektledelse. Tror ikke på oss? Se på disse ti unike bruksområder av Trello. Les mer verktøy Trello er et godt valg for å få ting fra bakken.

For å komme i gang, registrer deg for en Trello-konto. Når det er gjort, opprett et nytt styre og begynn å lage lister. Hver liste representerer en kolonne av Kanban-arbeidsflyten din, så navngi hver etter en scene i prosessen du overvåker. For mitt eksempel har jeg brukt de ulike trinnene mot å lage og publisere en artikkel, men disse kan byttes ut for ethvert prosjekt du kanskje jobber med.

Nøkkelen er de viktigste tallene i hver kolonneoverskrift. Du er velkommen til å sette inn plassholdere til å begynne med og justere dem etter hvert som du får en følelse for prosessen din - det er sannsynlig at du ikke vet hvordan mye kan strømme gjennom hvert trinn i prosjektet til en gang før du har jobbet med Kanban for en liten stund, spesielt hvis du bruker strategien som en del av et lag.

Når disse er på plass, kan du lage kort som representerer individuelle oppgaver, som deretter overføres fra en liste til en annen etter behov. Det er avgjørende at alle som bruker brettet, holder disse kortene organisert. Slik holder du Trello-lister mer organisert med kortdeksler. Slik holder du Trello-lister mer organisert med kortdeksler. Trello-organisasjonen kan raskt komme ut av hånden, men du kan gjøre livet enklere ved å bruke kort bilde dekker som visuelle tegn. Les mer, og stikker til tallene som er fastsatt for hvert trinn i prosessen.

For at systemet skal fungere som ønsket, må det imidlertid være en metode for å skille opp oppgaver som har gjennomført et bestemt stadium av prosessen fra de som fortsatt er i gang. På Trello er etiketter den enkleste måten å holde styr på dette; Jeg har brukt en grønn etikett for å indikere at en oppgave er klar for neste trinn, og en gul som signaliserer at den fortsatt jobber - sørg for at bare én etikett brukes på et gitt kort for å unngå forvirring.

Ovenfor kan du se mitt eksempel Trello-kort i aksjon - merk at oppgaven i kolonnen Skriving ennå ikke er flyttet over, da det ikke er mer kapasitet på Redigeringsstadiet. Når en annen av de gule merkede oppgavene er fullført og merket tilsvarende, vil denne oppgaven bli flyttet over og endre statusen.

Bruke Kanban som et lag

Selv om den kan brukes på individuell basis, var den opprinnelige implementeringen av Kanban som en metode for å sikre at grupper kan fungere som en sammenhengende enhet. 5 Google-arkinnstillinger Viktige for samarbeid 5 Google-arkets innstillinger Viktig for samarbeid Google Arkene har flere funksjoner for å støtte kollektive datainngang og -behandling enn du kanskje tror. Vi presenterer funksjoner og funksjoner i Google Sheets som er viktige for gruppeprosjekter. Les mer . Det kan høres ut som godt slitt råd, men kommunikasjon og samarbeid er to av de viktigste fasene for å gjøre denne strategien til en suksess på arbeidsplassen din..

De fleste digitale metoder for å utføre en Kanban-arbeidsflyt, inkludert Trello, har en metode for å legge igjen kommentarer eller meldinger til andre brukere. Selv om overforbruk kan resultere i et hav av hvit støy, er det viktig at arbeidere gjennom hele prosessen dra full nytte av kommunikasjonsverktøyene som disse plattformene tilbyr.

Dette føder inn til den avgjørende betydningen av samarbeid. Kjernen i Kanban-systemet er at det gir noen som ser på tidsplanen en umiddelbar ide om hvor en flaskehals dannes. Det er her det lønner seg å ha kolleger som jobber i flere fagområder; Hvis ett trinn i prosessen reduserer produksjonen, må du overføre noen av lagene dine for å hjelpe deg.

Avhengig av hvordan arbeidsplassen din er lagt ut, kan den beste måten å videreformidle denne informasjonen være via en chat-klient. Slack er et kraftig verktøy for ethvert kontor og er enda bedre når det er utstyrt med roboter som kan automatisere bestemte prosesser. 14 Best Automated Bots Du trenger for din slanke kanal 14 Best Automated Bots Du trenger for din slakk Channel Hvis du driver en bedrift, kan sette opp slakk og ha roboter som utfører de meniske oppgavene 24/7 mens du fortsetter med viktige ting, som å overvinne verden. Les mer .

Bruke Kanban som individ

Bruke Kanban mens du flyr solo har en reflekterende kvalitet, så vel som å hjelpe deg med å forhindre store flaskehalser i arbeidsflyten din. I stedet for å fokusere på hvor ressursene dine blir rullet ut som du kanskje med en gruppe, bør du i stedet se på hvilke stadier av arbeidet du har en tendens til å redusere den totale prosessen.

En fordel ved å jobbe med Kanban selv er at du ikke er begrenset av en digital planlegger - disse alternativene er flotte når du jobber sammen, men det er praktisk å få en fysisk tidsplan hvis du er den eneste som trenger det adgang.

Ved hjelp av en kombinasjon av en notatbok og noen Post-it notater - eller til og med et tavle som du kan plassere på kontoret din for enkel referanse - fjerner eventuelle tekniske komplikasjoner fra prinsippene i Kanban. Det er ikke for alle, men en penn-og-papir-løsning er noen ganger å foretrekke. 6 Enkle grunner til at papiret fortsatt kan være din killerproduktivitetsapp 6 Enkle grunner til at papiret fortsatt kan være din killerproduktivitet App Papir kan være et mer kraftig verktøy for produktivitet enn en datamaskin eller en berøringsenhet, og bør ikke umiddelbart avvises. Ikke overbevist? Her er seks grunner til at papir fortsatt er relevant. Les mer for enkelhets skyld.

Andre Kanban Tools

Trello er en god måte å få en grunnleggende Kanban-prosess opp, men du vil kanskje forgrene deg når du har funnet foten din. Leankit er en slik løsning som tilbyr en 30-dagers gratis prøveversjon, og spesialiserer seg på å støtte Kanban-metodikk samt andre strategier som den stadig populære Scrum-teknikken. Scrumy - Endelig En virkelig enkel prosjektstyringsapp for grupper Scrumy - Endelig, en virkelig enkel Prosjektledelse App for grupper Les mer .

Kanban-spesifikke alternativer er også der ute. Kanbanery tilbyr et smart brukergrensesnitt med svært lite å distrahere fra arbeidet ditt, med gratis planer tilgjengelig for lag med mindre enn to medlemmer, veldedige organisasjoner eller open source-prosjekter. I mellomtiden tilbyr KanbanFlow omfattende mobile verktøy og kraftig Pomodoro-integrering for å forbedre et svært sterkt kjernevarum.

Har du hatt suksess med å implementere Kanban på arbeidsplassen din? Leter du bare om strategien for første gang og har flere spørsmål? Del dine erfaringer og dine spørsmål i kommentarfeltet nedenfor.

Utforsk mer om: GTD, Productivity, Trello.