Hvordan svare på alle e-poster på riktig måte

I 1971 ble den første e-posten sendt fra en datamaskin til en annen. Nå sendes 269 milliarder e-post hver dag.

Det er umulig å forestille seg hvor mange av disse e-postene som er unødvendige. Hvor mange tjener bare for å forårsake mer forvirring. Å forbrenne enda mer oppmerksomhet og tålmodighet til mottakerne.

Men en ting er sikkert: Hvis flere mennesker begynte å svare på e-post effektivt 5 Verktøy for å skrive bedre e-postmeldinger som folk vil lese og svare på 5 verktøy for å skrive bedre e-postmeldinger som folk vil lese og svare på å skrive er ikke alles kopp te. Men du trenger ikke å være en god forfatter for å sende en flott e-post. Alt du trenger er et par verktøy for å sikre kvalitetsmeldinger. Les mer, vi ville alle være shackled til våre innboks litt mindre tett og vår e-post angst Hvordan mestre Gmail Innboks Angst Hvordan mestre Gmail Innboks Angst Så mange e-postmeldinger, så lite tid. Føler du denne måten når det gjelder å administrere Gmail-innboksen din? Vi viser deg enkle innstillinger og nyttige verktøy for å organisere og stressbestemme Gmail-innboksen din. Les mer ville være litt mindre ødeleggende.

Den mest åpenbare løsningen her er ikke bare “inline svarer,” men inline svarer riktig. Inline svare er hvor du svarer innen hoveddelen av e-posten, i stedet for å skrive din egen e-post fra grunnen av.

Inline svare er noe de fleste av oss allerede gjør fra tid til annen. Men vi skal svare på inline langt oftere. Og vi bør gjøre det med noen få regler for å holde de kompliserte e-posttrådene organisert og lett å følge.

Vi svarer på e-post feil

Det motsatte av inline svarer er det som ofte kalles “topp postering.” Dette er hvor du klikker svar på en e-post, og bare begynner å skrive øverst i tekstboksen. Slik er flertallet av e-post i dag komponert. Men med mindre du har å gjøre med ekstremt enkle e-postsamtaler, kan toppsending forårsake alle slags problemer.

Først av, når topppostering, refererer tilbake til den opprinnelige e-posten blir et stort problem, som innebærer å skure gjennom e-post etter e-post for å finne det du leter etter. Du må da bla ned til e-posten du komponerer, og kanskje omskrive hva du nettopp har funnet, ut av konteksten, og mangler ofte store poeng.

Noen ganger kan en mottaker svare på e-posten din i en helt ny e-posttråd, noe som betyr at samtalen din nå skjer i to eller flere separate tråder.

via GIPHY

Hvis du er i en gruppesamtale, blir ting enda messiere. Holder oversikt over hvem som svarer på hva, når og hva svarene var de svar blir en nesten umulig feat.

Inline Svar er løsningen

I stedet for topppostering bør vi svare på linje - det vil si i kroppen til den opprinnelige e-postmeldingen. I Outlook og Apple Mail kan du se den opprinnelige meldingen så snart du slår svar. I Gmail, bare trykk på de tre punktene nederst på komposisskjermen for å vise samtalen.

Tips: For å fjerne vertikal “sitat” linje fra svaret ditt i Gmail, marker hele e-posten, og klikk deretter på innrykk mindre knapp.

Inline-svar løser problemet med å måtte bla gjennom masse meldinger fordi den opprinnelige e-posten er inkludert og søkbar i den siste meldingen du mottar i den samtalen. Dette betyr at alt holdes i kontekst.

Plus, du trenger ikke å kaste bort tid å oppsummere andres svar, eller kopiere klistremerker av e-postmeldinger bare for å gjøre dine egne svar fornuftige. Med inline-svar er alt for alle å henvise til når som helst.

Og for tråder som involverer flere personer, skiller hvem som sa hva, og som svar på hvem, er lett (hvis det gjøres riktig).

Inline svarer riktig

Når de fleste svarer på inline, skriver de bare sine svar sammen med teksten de vil svare på, og de gjør dette fet eller rød.

Dette er langt fra ideelt. Så snart noen åpner en e-post i ren tekst, kan de ikke se denne formateringen. Og så snart det er mer enn et par personer i en tråd, kan ting bli rotete fort.

Så, her er en rask guide på riktig inline svare på det er skalerbar og vil holde forvirring til et minimum.

1. Ikke stole på formatering

Som nevnt, kan noen mottakere i noen tilfeller ikke se formateringen du inkluderer i en e-post (for eksempel kan de foretrekke vanlig tekst). Hvis noen er fargeblind, kan de få det vanskelig å følge tråder som inneholder flere farger.

Bruk all formatering for å gjøre svar enklere å finne når du skanner en e-post. Men ikke stole på utelukkende på den.

2. Forord svar med ditt navn

Snarere enn å stole på formatering, bli vant med å prefacing alle svarene dine med navnet ditt, og hvis du trenger å være spesielt organisert, datoen. Be alle mottakere om å gjøre det samme.

For øyeblikket har du ikke noe valg i Gmail, men å skrive navnet ditt manuelt. Det samme gjelder for den evige Apple Mail appen.

Hvis du bruker Outlook, er det imidlertid en funksjon å automatisk forordre svarene dine med navnet ditt. For å gjøre dette, gå til Fil> Valg> E-post. Så gå til Svar & Videresend, Undersøk Forord kommentarer med boksen, og skriv inn navnet ditt i tekstboksen. Når du svarer i en e-postadresse, vil navnet ditt automatisk vises i parentes.

Mailbird har også dette alternativet som standard.

3. Bruk linjeskift, vær så snill

Når du forlater et inline-svar, bør dette være på en ny linje, i stedet for å sette inn midt setning eller i slutten av et avsnitt.

Dette gjør det langt enklere for andre å svare på dine kommentarer og gjør skanning av samtalen som skjer rundt hvert punkt mye mer strømlinjeformet.

4. Indre flernivå svar

Når flere punkter blir adressert i en e-post, har du flere tråder som skjer i en enkelt melding.

For å holde disse organisasjonene ordnet, bør du sette inn svar på trådene, så det er åpenbart hvilke kommentarer som er relatert til hvert punkt. Jeg finner personlig ved hjelp av vinkelspor (>) de mest intuitive tegnene her, da punktposter kanskje ikke vises i enkle e-poster.

Dette vil spare deg mye for å prøve å finne ut hvilken del av samtalen du må være oppmerksom på.

5. Siste utvei: Bruk et bedre verktøy

Ingen gjør som om inline svar er den perfekte løsningen her. Men hvis du ikke har annet valg enn å bruke e-post, ta deg tid til å skrive e-postmeldinger som er effektive og effektive. Hvordan skrive den perfekte profesjonelle e-postadressen (støttet av data). Hvordan skrive den perfekte profesjonelle e-postadressen hovedform for kommunikasjon i næringslivet. For å lykkes i det miljøet bør du lære å lage effektive profesjonelle e-poster. Vi viser deg 9 enkle triks som har vist seg å fungere. Les mer . Basert på grunnene ovenfor er inline-svar på den beste måten å holde prosjekter fremgang. Det hjelper også alle sammen med flere samtaler innen e-posttråder uten å måtte kaste bort tid på å se gjennom lange lister over tidligere e-postmeldinger.

Hvis du finner at selv inline-svar blir for komplekse, eller hvis dine kolleger ikke kan komme inn i vanen med inline svare riktig, kan det imidlertid være på tide å se etter et annet verktøy.

Kommunikasjonsverktøy som Slack, Yammer og Huddle gjør komplisert lagkommunikasjon enklere. I stedet for å fortsette å kjempe med e-post, kan det være på tide å prøve ut en av disse.

Spre ordet

Når du vedtar disse enkle svarene for inline-svar, vil mange mottakere sette pris på hvor effektiv denne e-postadfærden er. 5 Verktøy som kan hjelpe deg med å skrive bedre e-post 5 verktøy som kan hjelpe deg med å skrive bedre e-postmeldinger. Alle forsøker fortsatt å løse e-postproblemet. Så, la oss også snakke om den mest grunnleggende vane for alle - kunsten å skrive bedre e-post. Ved hjelp av noen kule verktøy. Les mer er og begynn å etterligne tilnærmingen din naturlig.

Hvis de ikke naturlig kopierer din tankefulle e-post, må du trekke dem opp på den. Send dem denne artikkelen. Beskriv hvordan du vil at de skal svare, og forklar at det vil spare tonn misforståtte meldinger, bortkastet tid og tap av kontekst.

Det er egentlig ingen ulempe.

Tror du at disse reglene vil hjelpe deg med å holde deg unna komplekse e-posttråder? Er det noen andre inline svarende tips du tror vil være nyttig?

Bilde Kreditt: Sangoiri / Depositphotos

Utforsk mer om: Apple Mail, Email Tips, Gmail, Microsoft Outlook.