Slik bruker du Evernote som et prosjektstyringsverktøy

Da jeg bestemte meg, måtte jeg ta kontroll over Evernote. Hvordan rydde opp Evernote Clutter for Cleaner Note. Slik tar du opp Evernote Clutter for Cleaner. Merk å ta Evernote er søppelskuffen i våre digitale liv. Som søppel skuffen i våre hjem, må vi rense det og organisere det så ofte. Her er en mesterstrategi. Les mer, jeg hadde 19 notatbøker med over 500 notater (det var etterpå å slette 1000 notater i sannsynligvis åtte eller ti notatbøker). Jeg hadde 43 koder, de fleste med bare et par notater.

Noen av notatbøkene mine hadde “nyttig” artikler. Noen holdt mine mål og vane sporing ark. Andre hadde ting jeg fant morsomme, oppskrifter, karriere-relaterte ting og økonomisk informasjon. Kort sagt, det var et stort rot.

Slik gjorde jeg dette kaoset til et fantastisk personlig prosjektstyringssystem og hva det kan lære deg om å ta vare på Evernote-oppsettet ditt.

1. Rengjør notatbøkene dine

Dette er den harde delen. Jeg måtte bli kvitt mange ting. For å få dette gjort raskt, skummet jeg hver notatbok og spurte meg selv om det var noe jeg heller ville definitivt komme tilbake til eller ikke kunne finne på nettet.

I de fleste tilfeller var det ikke. Jeg kunne alltid slå opp råd om selvutgivende bøker eller arkiveringsskatt med et raskt Google-søk. Jeg kutte ned min eksisterende Evernote-konto til syv bærbare datamaskiner.

En valgfri del av dette trinnet er konsolidering. Hvis du har flere notater på samme emne, kan du kopiere og lime dem inn i et enkelt notat. Jeg har mange notater på spørringsbokstaver og plasser, for eksempel. Disse vil alle gå inn i et enkelt notat.

Du kan også konsolidere bærbare datamaskiner i stabler. Jeg, for eksempel, kombinert “Humor” og “Media” inn i en “Moro” Stack for å hindre dem fra å rote opp navigeringslinjen.

2. Lag prosjektbøker og stabler

Nå må du lage notater og stabler for prosjektstyringssystemet. Jeg skal lage følgende stabler og bærbare datamaskiner:

• Benytte seg av
  • artikler
  • Longforms
• Hubstaff
  • bloggen
  • Omdannelse
  • nyhetsbrev
• Annen
  • Mountain Weekly
  • Knightworks
  • Kartongrepublikk
  • Casual Game Insider

Jeg er sikker på at andre kommer opp, men dette er hva jeg skal begynne med. Jeg har også lagt til tall slik at de holder seg i min foretrukne rekkefølge øverst på notatbokslisten:

Nå kan jeg komme til stabler og bærbare datamaskiner jeg trenger for å få tilgang så raskt som mulig.

3. Opprett en hovedliste

Selv om du har et godt organisert notisbokssystem, vil du ha en sentral plassering for å referere til dine ulike prosjekter. Som et eksempel, her er min nåværende mesterliste:

På min mesterliste har jeg notert seg de ulike freelancing- og kontraktsarbeidene jeg gjør, sammen med min lønnsats for hver. Dette hjelper meg å huske hvordan jeg skal prioritere tiden min. Eventuelle kortsiktige prosjekter vil også bli lagt til her, så jeg glemmer ikke å jobbe med dem.

Som du kan se, “Frilans plasser” er koblet - den linken tar meg til et notat der jeg holder styr på mine potensielle plasser. Det kan i stedet gå til et Google Drive-regneark, et Trello-kort eller noe annet som ville være nyttig.

Jeg har også a “Potensiell / bakbrenner” seksjon for å holde rede på ting jeg ville som å jobbe med, men har ikke tid til for øyeblikket. Igjen, dette tjener til å holde ting på toppen av tankene mine.

Selvfølgelig kan du tilpasse masterlisten din, men du vil. Du kan inkludere kommende forfallsdatoer eller koblinger til mange andre notater. Eller hold en oppgaveliste 7 Tips for å bedre administrere din å gjøre-liste 7 Tips for å bedre administrere din å gjøre-liste, gjør din gjøremålsliste deg mareritt? Kanskje du prøver å bli ferdig for mye på en gang. Det tar en fornuftig opptatt oppgaveliste for en effektiv arbeidsflyt. Vi kan hjelpe. Les mer som minner deg om hva du trenger å gjøre neste for hvert prosjekt.

Dette notatet skal fungere som ditt go-to dashboard. Avhengig av hvilke typer prosjekter du har, vil du ønske å tilpasse den med den mest nyttige informasjonen for din spesielle situasjon. Når du ikke er sikker på hva du skal jobbe med, er det her du skal gå.

Du kan også bruke denne delen til en hovedoppgaveliste. Det er enkelt å legge til avkrysningsbokser til Evernote notater: Bare klikk på avkrysningsboksen øverst i notatet.

4. Organiser prosjektnotater

Det er mange forskjellige måter du kan organisere prosjektnotatene i notatbøkene dine.

Jeg foretrekker å ha mye informasjon i hver notat, så jeg kan gå til et enkelt sted for å finne informasjon. For eksempel har jeg i notatboken for skriving noen få notater som inneholder en stor mengde informasjon om et enkelt emne.

Min “newsgathering” notat inneholder en rekke artikler om å finne ting å rapportere på. Den har nesten 9000 ord i den.

Dette er en av de mest nyttige tingene jeg har gjort med notatene mine.

Du vil kanskje beholde hver av artiklene i en annen notat. Alt avhenger av din personlige organisasjonsstil. Det viktigste her er å holde så mye informasjon som mulig i notatbøkene dine.

Alle dine notater, jottings, planer, prosjekter, relevante e-postmeldinger (hvis du velger), og alt annet relatert til prosjektet ditt, bør være i de bærbare.

Selvfølgelig kan det ikke alltid være mulig. Hvis din bedrift gjør prosjektledelse på Trello En guide til Trello for Life og Project Management En guide til Trello for Life og Project Management Trello kan hjelpe deg med å bli organisert. Det er et gratis verktøy for å håndtere alle typer prosjekter. Les denne veiledningen for å forstå sin grunnleggende struktur, navigasjonen, og hvordan Trello kan være nyttig for deg. Les mer, du kan best bli servert ved å koble til det Trello-kortet fra hovedlisten din. Men så mye informasjon som mulig bør være lett tilgjengelig fra prosjektbøkene.

5. Legg til snarveier

Poenget med et personlig prosjektstyringssystem er å sørge for at du kan finne alt du trenger når du trenger det. Hva er nøyaktig hvilke snarveier som hjelper deg med å gjøre.

Mens du holder notatbøker og stabler til et minimum, kan du lett finne ting, det kommer nok til å være notater eller notatbøker du vil åpne med et enkelt klikk. Bare dra notatbøker eller notater i snarveiene for å låse dem der, der du alltid kan finne dem.

6. Opprett påminnelser og forfallsdatoer

Evernote sine påminnelser og forfallsdatoer er svært nyttige når du administrerer en rekke prosjekter. Å legge til en påminnelse er like enkelt som å klikke på klokken øverst på et notat og velge en påminnelsesdato. Du får også se noen notater du har påminnelser for øverst på notatboken din:

Legg til påminnelser til eventuelle notater du må håndtere på en bestemt dag.

Jeg angir vanligvis påminnelser før forfallsdato, så jeg gjør notat om forfallsdato øverst i notatet. Dette lar meg se det i utklippssynet:

Husk at hvis du har en rekke forskjellige oppgaver i et enkelt notat, vil du ikke kunne sette forskjellige påminnelser for hver oppgave. Du kan bare angi en påminnelse for et helt notat, så det kan være bedre å holde hver oppgave i en annen notat.

7. Utvikle et merkesystem

Som med noen andre ting, måten du bruker koder avhenger av hvordan du vil administrere prosjektene dine. Du kan for eksempel ha en bestemt kode for bestemte typer prosjekter - jeg kunne bruke “skriving,” “redigering,” “forske,” “analytics,” og så videre.

Du kan i stedet bruke prioritetskoder: høyt, middels, lavt; 1, 2, 3; Nå, i morgen, neste uke; eller noe lignende system. Du kan bruke en samling og arkiveringssystem som ble lagt ut i denne fenomenale artikkelen på Evernote-koder. Den beste måten å organisere Evernote på: Bruk etiketter Den beste måten å organisere Evernote: Bruk Tags Er Evernote et stort rot? Vi viser deg en enkel tweak som hjelper deg med å organisere notatene dine som aldri før. Les mer .

Mange har utformet merkingssystemer for å få ting gjort produktivitetsmetode. Organiser 2015: Lær kampsporten om å få ting gjort [Organisering av å se] Organiser 2015: Lær kampsporten om å få ting gjort [Ting å se] Noen gang lurt på hvorfor den vellykkede , over-achievers synes alltid å holde et kjølig hode? Les mer . Kode med Sonia har et godt eksempel på å bruke et bredt spekter av nestede koder for å klassifisere notatene sine basert på hva de er, når hun trenger å ta vare på dem og plasseringen de er relatert til.

Eller du kan bestemme deg for ikke å bruke tagger. Jeg pleier å gå uten dem, og bare Evernote er kjempebra søkefunksjoner for å finne det jeg trenger. Det er opp til deg.

8. Integrer dine andre apper

Evernote har mange flotte integrasjoner som hjelper det å jobbe sammen med andre apps. Feedly og Pocket kan sende artikler direkte til Evernote. Trello har en oppstart som lar deg koble til notater og kort. Husk at Milk kan synkronisere med Evernote, slik at påminnelsene dine vises i oppgavestyringsappen din.

Hvis du bruker en annen oppgavebehandling-app, kan TaskClone hjelpe deg med å synkronisere. Zapier og IFTTT begge lenker Evernote med alle andre apps. For å få en ide om hva du kan gjøre, sjekk ut de beste Evernote-oppskriftene i IFTTT. Du kan gjøre mange flotte ting, avhengig av enhetene og andre apper du bruker.

Jo mer du kan automatisere, desto bedre!

9. Samarbeide

Hvis du bruker Evernote som et personlig prosjektstyringssystem, trenger du sannsynligvis ikke å bruke mange av samarbeidsverktøyene. Hvis du jobber med andre som bruker Evernote, kan de være ekstremt verdifulle - kommunikasjon er avgjørende for effektiv prosjektledelse. De 5 beste prosjektstyringstipsene for nybegynnere De 5 beste prosjektstyringstipsene for nybegynnere Hvis du tar på en prosjektlederroll for første gang, her er bare fem prosjektledelse tips for å hjelpe deg med å komme i gang. Les mer, tross alt.

Deling notater er like enkelt som å trykke på Dele knappen øverst på notatet for å sende en lenke til e-post. Du kan enkelt dele notater og notatbøker på denne måten, og du kan legge inn en offentlig lenke til notatet til sosiale nettverk.

Det kan også være nyttig å chatte med kollegaer, spesielt hvis du har en samarbeidende notatbok som du alle bruker. Truffet Fil> Ny chat eller Vis> Arbeidsp Chat for å åpne chatdialogene. Skriv inn et navn eller en e-postadresse i øverste linje i chatvinduet og kom til å chatte.

Evernote prosjektledelse for livet ditt

Evernote er et flott sted for bare å dumpe alle de tingene du tror du trenger i fremtiden. Men når det er satt opp som et svært organisert prosjektstyringssystem, vil det være mye mer nyttig. Og du trenger ikke å bruke disse prinsippene bare for å jobbe: de kan også være for personlige prosjekter. Egentlig, de kan brukes til alt i det hele tatt.

Så rengjør din rotete Evernote-konto, få den organisert, og lag en plan. Du vil være glad du gjorde.

Bruker du Evernote for personlig eller profesjonell prosjektledelse? Hvordan holder du alt organisert? Del dine beste tips i kommentarene nedenfor!

Bildekreditter: Mikhail Mishchenko / Shutterstock

Utforsk mer om: Evernote, Prosjektledelse, Oppgavebehandling, Oppgaveliste.