Hvordan skrive den perfekte profesjonelle e-postadressen (støttet av data)

Å skrive effektive e-postmeldinger virker enkelt nok. Men hvis du vil at e-postene dine skal fungere enda bedre, må du huske på følgende vitenskapsbaserte regler.

I det siste har vi listet 12 grunner til at folk fortsatt ignorerer e-postene dine 12 grunner til at folk fortsatt ignorerer e-postene dine 12 grunner til at folk fortsatt ignorerer e-postene dine Kjempes du ofte med å få folk til å svare på e-postene dine? Vi viser deg hvorfor folk kan ignorere e-postene dine, og hvordan du får dem til å legge merke til og reagere på meldingen din. Les mer . Vi har selv gitt deg trinnvise instruksjoner for å få opptatt folk til å svare på meldingene dine. 6 måter å få travle mennesker til å svare på e-postene dine. 6 måter å få travle mennesker til å svare på e-postene dine. Det er et helt annet sett med regler når Det kommer til e-post som vil oppmuntre eller motvirke en person til å trykke på "svar" -knappen og svare deg. Lær regler for e-post suksess. Les mer . Men nå er det på tide å dele noen enda mer konkrete, handlingsfulle tips - støttet av data.

Hvert av disse tipsene forbedrer ikke bare sjansene for at e-postene dine blir lest, men også om at du mottar et positivt svar fra disse e-postene. Dette er viktig fordi e-post er fortsatt den viktigste form for kommunikasjon i næringslivet. Ved å vite hvordan å lage effektive e-postmeldinger, gir du deg en klar fordel over dine kolleger.

1. Få på Fornavn

Dette høres tydelig ut, men hvis du virkelig vil at folk skal være oppmerksom når de mottar en epost fra deg, bruker du navnet deres. Og bruk den mer enn en gang.

Forskning publisert tilbake i 2006 viste at flere regioner i hjernen “Vis større aktivering til ens eget navn”, gir bevis for at “å høre sitt eget navn har en unik hjernefunksjonell aktivering”.

Bruk mottakerens navn i e-postfeltet og E-postkroppen er derfor et psykologisk knep som kan ta hensyn til oppmerksomheten. Slutt med “Håper å høre fra deg snart, Stan” er langt mer effektivt enn bare “Håper å høre fra deg snart”.

2. Embrace The Halo-effekt

Folk er påvirket av folk de stoler på. Hvis en sjef anbefaler deg å komme i kontakt med direktøren for firmaet ditt, nevner du sjefen i din innledende e-post. Kald e-post er fryktelig å motta. Å vise at du har støtte fra noen din mottaker stoler på, er derfor ekstremt viktig.

Dette skyldes delvis en teori som heter Halo-effekt. Dette er en slags bekreftelsesforstyrrelser. I dette tilfellet vil bias trolig forbedre regissørens generelle inntrykk av du bare på grunn av deres gunstige inntrykk av lederen som henviste deg.

Du trenger ikke å holde fast ved å nevne overordnede, skjønt. Å trekke på synspunkter og ideer fra eksperter, kunder, felles venner og folkemengder kan også styrke e-posten din, forutsatt at mottakeren verdier visningene til personene du refererer til.

3. Vær sint eller lykkelig. Men aldri nøytral

Når Boomerang, en ledende Gmail-app, analyserte dataene sine, fant de noe utrolig interessant. “En av de viktigste faktorene i å bestemme responsraten er hvor positiv (ord som stor) eller negativ (ord som dårlig) ordene i meldingen er”.

Begge moderat positive og negative e-post mottok 5-15% flere svar enn nøytrale e-postmeldinger. Det er sagt ekstremt fiendtlige e-postmeldinger. 10 Email Tips for å håndtere Angry, Trollish eller Rude Emails. 10 Email Tips for å håndtere Angry, Trollish eller Rude Emails Det er utrolig frustrerende å sjekke e-post innboksen din bare for å finne en helt hatefull melding. Hvorfor fungerer i verden slik som i verden? Med det sagt, bør du lære å forsvare deg selv mens ... Les mer mottatt knapt noen respons. Overdreven flatterende e-postmeldinger gjorde heller ikke mye bedre. Med andre ord, komme over dine følelser, men ikke overreact.

4. Hold det kort (Men hvor kort?)

Jeg vet jeg vet. Det vil være unntak fra dette. En av mine favoritt cerebrale nettsteder Les mer Intelligent Content i 2016 med disse 35 nettstedene Les mer intelligent innhold i 2016 med disse 35 nettstedene Vi bør alle lese disse 35 nettstedene oftere. Hvis du er trøtt av dumbed-down innhold, gjør ting noe mer gjennomtenkt dette kommende året med denne superlisten. Les mer, Brain Pickings sender utrolig lange e-postmeldinger som er en glede å lese. Men i det hele tatt antyder dataene at du bør unngå lange e-poster.

Faktisk, sammen med den informasjonen om hva slags ord du bør bruke i dine meldinger, fant Boomerang også “ideell” lengden på en e-post. Basert på analysen av 40 millioner e-postmeldinger, fant de at de som ikke inneholdt mer enn 50-175 ord hadde størst mulighet til å motta et svar (49-50%). Dette støttes også av funnene fra en 2010 MIT studie.

Dette er salvie råd, men er ikke alltid praktisk. Men leksjonen er å holde e-postene dine konsise. En måte å gjøre dette på er å abonnere på Five Sentences-filosofien, og aldri sende e-poster over fem setninger i lengde. Som investor og forfatter Guy Kawasaki fortalte Entrepreneur.com, “mindre enn fem setninger er ofte brå og uhøflig, mer enn fem setninger avfallstid.”

5. Bruk ordet “Fordi”

Hvis du har hederligheten til å be noen om å gjøre noe for deg, skal du i det minste fortelle ham eller henne Hvorfor. Vi har kjent dette siden 70-tallet, da professor i psykologi ved Harvard University, Ellen Langer, publiserte en studie som markerte betydningen av ordet “fordi”.

Vi mottar altfor ofte e-postmeldinger som bare krever noe (“Kan du sende meg denne rapporten innen 14:00?”), uten å forklare hvorfor. Men ved å introdusere ordet “fordi” inn i vår forespørsel (“Kan du sende meg denne rapporten innen 14:00 fordi den må redigeres innen 17:00), øker sjansene for samsvar.

Ifølge denne studien kan dette skyldes “folk går på "automatisk" atferd ... som en form for heuristisk eller kortsiktig. Og å høre ordet "fordi" etterfulgt av en grunn (uansett hvor dårlig årsaken er) fører oss til å overholde.”

6. Ikke tilbud mer enn 3 valg

Paradoks av valg er hvor vi har så mange alternativer som vi blir lammet. For å sikre at e-postene dine ikke resulterer i en paradoks av valg, prøv å ikke tilby mer enn tre alternativer.

Det menneskelige sinn elsker den magiske av tre. Det er derfor vi gir tre medaljer i OL. Vi analyserer ting når det gjelder optimistisk, realistisk og pessimistisk (eller høy, middels og lav). Og det er derfor økonomiske markeder ofte modnes til å bare huske tre store konkurrenter.

Når det gjelder beslutningsprosesser, elsker vi også å stole på tre grunner, eller tre valg. Dette ble vist gjennom forskning med tittelen Når tre sjarmer men fire alarmer, utført av to atferdsforskere. Brukes til å sende e-post, hvis du arrangerer et møte eller en samtale, prøv å bare gi tre tids- og datoalternativer. Alternativt kan du bruke et møteplanleggingsverktøy som Doodle, som vi har gjennomgått Doodle fjerner Frustrasjonen av planlagte møter eller hendelser Doodle fjerner frustrasjonen av planlagte møter eller hendelser Ofte planlegger et møte eller arrangement for en gruppe mennesker å bli enige om kan være så frustrerende og tidkrevende som å finne barna dine tapt i et travelt kjøpesenter. Den elektroniske spørreundersøkelsen webapplikasjonen, ... Les mer i fortiden.

7. Skriv på tredje nivå

Lesingskvalitetsnivået på e-postene dine kan ha en massiv effekt på svarresponsene dine. Ifølge Boomerang hadde e-postmeldinger skrevet på høyskoleavlesningsnivå en responsrate på bare 39%. Den mest effektive leseverdien var tredje klasse, som oppnådde en 53% responsrate.

Lesingsnivået er hovedsakelig funnet ut ved å se på “Antall stavelser i dine ord og antall ord i setningene dine.” For å forbedre svarfrekvensen din, så hold begge setningene dine og dine ord kort. For å sjekke leseverdien av dine egne e-poster, kopier og lim dem inn i verktøy som Readability-Score, eller Hemingway Editor.

8. Proofles teksten

For lengre e-postmeldinger sier dette selvsagt, men for kortere e-post blir korrekturlesning ofte overset. Dette er en dårlig ide.

I en 2001-studie viste Larry Beason at feil i skriftlig (inkludert stavemåte og grammatiske feil, samt logiske feil) har flere negative effekter på oppfattelsen av forfatteren.

Når en leser merker en feil, gjør de automatisk antagelser om forfatteren. I denne studien var de vanligste forutsetningene at forfatteren var en feilaktig tenker, ikke en detaljert person, en dårlig kommunikator og / eller dårlig utdannet.

Dette er noen ganske skadelige attributter du kan unngå å bli sett å ha, bare ved korrekturlesing. Grammarly Lite - En nettleserutvidelse for alle dine korrekturlesingsbehov [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - En nettleserutvidelse for alle dine korrekturlesingsbehov [Chrome, Firefox , Safari] Hvordan korrekturleser du for øyeblikket hva du skriver på datamaskinen din? Skriv den inn i Google? Lim inn det i Word? Eller bruker du en korrekturlesingswebside som du legger inn teksten din i? Jeg er definitivt ... Les mer hver av e-postene dine.

9. Vis nummer som tall

Hvis tall som statistikk, data, datoer, tid osv. Er viktig i meldingen din, viser disse som tall i stedet for å skrive dem ut (12, i stedet for tolv).

Øyesporingsstudier har vist at en lesers øyne generelt skanner over tekst, mens “tallene stopper ofte det vandrende øyet”. Dette er fordi “tall representerer fakta”. Tall er harde data som sinnet kan plukke ut raskt. Leserens sinn antar at tallene er en viktig del av meldingen.

Vær oppmerksom på dette når du lager dine egne e-poster. Hvis tall er en viktig del av meldingen, viser du disse som tall, slik at leseren din kan filtrere det viktige fra det ubetydelige.

Gjør e-post arbeid for deg

I de fleste jobber er e-post en avgjørende rolle for hvordan vi kommuniserer med våre kolleger. Enten du sender 10 eller 100 e-postmeldinger per dag, vet du hvordan du lager effektive meldinger, er en ferdighet du trenger å lære.

Som du kan se ovenfra, er dette ikke vanskelig. Små endringer, som for eksempel å gjøre e-postene dine mer kortfattede, korrekturlesende eller endre følelser av skrivingen din, kan få stor innvirkning. Og med gratis e-post forbedringsverktøy 5 Verktøy som kan hjelpe deg med å skrive bedre e-post 5 verktøy som kan hjelpe deg med å skrive bedre e-postmeldinger Alle prøver fortsatt å løse e-postproblemet. Så, la oss også snakke om den mest grunnleggende vane for alle - kunsten å skrive bedre e-post. Ved hjelp av noen kule verktøy. Les mer for å hjelpe, det er ingen unnskyldning.

Disse sjansene kan ikke bare gjøre det mer sannsynlig at e-postene dine blir lagt merke til og svart på, men vil også bidra til å dyrke et bedre profesjonelt bilde av deg selv.

Hvilke endringer har du gjort på måten du skriver e-post som har forbedret effektiviteten sin? Vi vil gjerne høre!

Billedkreditter: Hug av Hernán Piñera (Flickr), Spørsmålsmerk av Marco Bellucci (Flickr), Proofleading merker eksempel av folkspider (Flickr), Email av Dennis Sklay (Flickr)

Utforsk mer om: Business Technology, Email Tips.