Fed opp av ineffektive møter? Send disse 8 reglene til din chef

De aller fleste av oss vet hvor mye av en dreneringsmøte kan være både på vår tid og produktivitet. Men hvis et møte er godt organisert (og veldrevet), er det ingen grunn til at det ikke kan øke produktiviteten, følelsesfølelsen og moralen for hver enkelt deltager.

Det er mye innhold der ute om hvorfor vi hater møter. Facebook rangerer skrevet i et øyeblikk av fullstendig frustrasjon på grunn av ubesvarte muligheter, takk helt til et dårlig organisert, tilsynelatende meningsløst møte som dratt langt utover det tildelte tidspunktet.

Her er noen regler som skal følges for bedre møter og for å være sikker på at du ikke kaster bort alles tid. Stol på meg.

Ha et formål og sørg for at folk vet om det

Hvis du bare ringer til alle sammen for å gi en oppdatering eller å ha en stønn, er det et foredrag. Et forelesning er ikke et møte. Hvis du trenger å oppdatere alle, send en epost eller post til alle på et lagredskap som Slack som gjør gruppekommunikasjonen enklere. Slack Makes Group Communication Raskere og enklere slakk gjør gruppekommunikasjon. Raskere og enklere gruppemails kan virkelig drepe produktiviteten. Det er på tide å legge postklienter til å hvile og bruke samarbeidstjenester som nylig lansert Slack. Les mer . Dette vil bli en langt bedre bruk av alles tid.

Hvis du er i en posisjon der et møte virkelig er nødvendig (det vil si når du trenger å sette noe i gruppen, snakke ting gjennom, sprette ideer rundt osv.), Sørg for at det har en klar hensikt. Hvorfor, akkurat, får du alle sammen?

Dårlig formål: “Å få alle opp til fart på hva som skjer”.

Bedre formål: “For å samle ideer, sette en tidsplan og tilordne neste handlinger til hvert lagmedlem, slik at vi kan drive en vellykket lansering av produkt X360 innen utgangen av mars”.

Og vær så snill, sørg for at alle deltakere vet formålet med møtet før det skjer. Hvis folk vet hva sluttresultatet av et møte vil være, vil de være langt mer sannsynlig å komme opp forberedt, og forhåpentligvis vil de ha tenkt gjennom noen av emnene opp til diskusjon snarere enn å tenke på fly.

Lag en klar, strukturert agenda

Din hensikt er målet ditt. Din agenda er ditt veikart for hvordan du kommer dit. Uten dette veikartet møtes møter ofte ut av kontroll, gå av tema og ikke i nærheten av så mange beslutninger vil bli gjort som du håpet på. Hvis du legger merke til at møtene dine går av temaet, stopper du for den drøftende diskusjonen, og bringer den tilbake på sporet så snart som mulig.

Konstruer dine møteagendinger Opprett enkeltmøter med bruk av møteforventninger [iPad] Lag enkelt møteagenter ved hjelp av møteforventninger [iPad] Selv om ingen av oss ser frem til å delta på møter, er det heldigvis en rekke nyttige online- og mobilapplikasjoner, for eksempel AgreeDo, som gjør oppgaven med å planlegge møter enklere. Alle vellykkede møter starter ... Les mer nøye med et produkt som møteforventninger (iPad) eller elektroniske verktøy som MyCommittee og Minutes.io. Sett en streng frist for hvert element på dagsordenen, samtidig som enkelte mennesker får en oversikt over hva som forventes av dem. Hvis du vil at noen skal bidra til en bestemt diskusjon i møtet, gi dem beskjed! For eksempel:

Dagsorden

1. Erklæring om formålet med møtet og prep- (5 min)
2. Post mortem på de siste ukene lanseringen - hva var våre KPIs (Kim å rapportere om dette). Hva gikk bra? hva gjorde det ikke? (15 minutter)
3. Ideer om hvordan vi kan skape bevissthet for neste lansering (alle - vær så snill å tenke på noen ideer før møtet) - (15 minutter)
4. Bestem på tre av disse ideene å kutte ut mer før neste møte - (10 minutter)
5. Tilordne neste handlinger til hvert lagmedlem - (5 minutter)

Pass på at alle har det de trenger

Jeg frykter å tenke på hvor mye tid er bortkastet hvert år rundt om i verden på grunn av at folk gjør seg til møter uforberedt (inkludert ikke å vite hvordan man skal ta ordinære møteopplysninger Lag protokollen til å fungere: Slik tar du effektive notater under et møte Gjør minuttene til å fungere: Slik tar du effektive notater under et møte Det er en ferdighet som få mennesker har perfeksjonert, de perfekte møteminene. Rekordhendelsen sparer hodepine lenger nedover linjen. Slik tar du effektive minutter i et møte. Les mer). Del agendaen med alle deltakere minst et par dager før møtet, slik at de kan samle alt som kreves av dem.

Hvis du trenger et bestemt lagmedlem til å ta med noe sammen, må du sørge for at de forstår hvor viktig det er, og at det er trykt (om nødvendig) på forhånd, for å sikre at de ikke blir sittende fast i kø for skriveren. Det siste du trenger er atendees unnskylder seg selv- “Åh, beklager, jeg har ikke hatt mulighet til å få det forberedt - jeg vil få det klart for neste uke“. Dette hjelper ikke noen.

Hvis du holder et møte med folk som jobber eksternt, først, sjekk ut vår detaljerte “Online møteveiledning” pluss, sørg for at alle vet hvordan du bruker hvilket konferanseverktøy du bestemmer deg for å bruke. Før møtet, be folk om å sjekke mikrofonen deres, webkameraet og for å sikre at de har noen plugins installert som kan være nødvendig for ting som Google+ Hangouts-tips om planlegging og holdbare effektive møter med Google Hangouts-tips om planlegging og holdbare effektive møter med Google Hangouts Med dagens internettteknologi kan det være både effektivt og kostnadseffektivt å holde online møter, spesielt hvis du planlegger dem og bruker tidsbesparende verktøy. I de siste par månedene har jeg deltatt på nettmøter ... Les mer .

Bare invitere folk som trengs

Ikke inviter hele laget for å få deg til å føle deg som den store sjefen. Bare invitere de menneskene du trenger. Det vil si folkene som er i stand til å hjelpe deg med å nå formålet med møtet. Alle andre kan oppdateres senere ved å lese møtets minutter, eller ved å ha en prat med sine kolleger på en mer praktisk tid.

Hold detaljert protokoll

Bruk et produkt som Agreedo (gratis) for å holde detaljerte minutter. Samtykke: Skriv og administrer forretningsmøter for gratis online-avtale: Skriv og administrer forretningsmøter for gratis på nettet I flere uker har jeg søkt etter en lett- å bruke nettsted eller applikasjon som vil tillate meg å holde og lagre protokollen fra møter. Den tradisjonelle tekstdokumentmetoden er ikke lenger en produktiv ... Les mer som du kan pålidelig gå tilbake til og faktisk forstå. Dette verktøyet lar deg ta detaljerte minutter ved å bruke hurtigtastene, spore resultatene av møter (for eksempel oppgaver som er oppnådd), og del disse minuttene raskt og enkelt med teamet ditt. Hvis du bruker en iPad, kan du også prøve MinuteTaker ($ 7,99) for profesjonelle møtrapporter. MinuteTaker og møter hjelper deg med å produsere profesjonelle iPad-minuttrapporter. Myntopptaker og møter hjelper deg med å produsere profesjonelle iPad-minuttrapporter i min gratis online MakeUseOf Online Meeting Guide hvor jeg gitt noen tips for å planlegge og holde møter over nettet, refererte jeg noen få minutter å ta programmer også. Mens svært få av oss ... Les mer .

Sørg for at når folk leser disse minuttene, kjenner de hovedpoengene / oppsummeringene av det som ble diskutert, og det som ble bestemt, samt raskt å kunne henvise til dette dokumentet for å vite hva de selv skal gjøre neste.

Utelukkelse er ikke alltid bedre enn inkludering

Jeg vet at jeg bare nevnte at bare de menneskene som virkelig trengte, skulle delta i et møte, men alle så ofte bør du også inkludere alle for en mer uformell jam-sesjon, hvor du kan alle sprette ideer rundt, snakke om hva som kan forbedre organisasjonen.

Bruk dette som en mulighet til å bygge et sterkere lag. Gjør dette over et måltid eller en øl. Få litt velsmakende mat brakt inn på kontoret, og få alle til å ta en time eller to ut av dagen for å bli bedre kjent med sine kolleger, mens alle jobber sammen for å gjøre noen forbedringer for selskapet som helhet. Igjen, ha en hensikt og en agenda, men prøv å gjøre denne typen sammen mer informell, mindre strukturert, men likevel med et overordnet tema, som for eksempel “Gjør organisasjonen mer effektiv”, eller “Ideer om hvordan vi kan diversifisere”.

Tildel klare "Neste Handlingselementer"”

Før du avslutter møtet, sørg for at alle i rommet vet nøyaktig hva de trenger for å ta det neste, og tidslinjen. Dette er et triks som virkelig er presset av David Allen i sin fantastiske bok 'Getting Things Done'. Uansett hvilket prosjekt noen jobber med, sørg for at det er en klar neste tiltak som må tas for å fortsette dette prosjektet.

For å gjenta dette, må dette være en bestemt handling (eller sett med handlinger), med en streng frist, ikke bare en bred ide som må gjøres "ASAP". For eksempel

Dårlig neste handling: “Sammendrag forrige måneds lansering '.

Bedre neste handling: “Sett sammen et regneark (med noen nyttige diagrammer) som viser våre KPIer fra den totale lanseringsperioden. Del dette med lanseringslaget, sammen med å sende ut en kort epost som forklarer hvordan du tror at lanseringen gikk. Vennligst gjør dette ved torsdag”.

Be om tilbakemelding

Mange mennesker er forsiktige med å kritisere sine "overordnede" eller kolleger, så etter hvert møte spør folk om å legge igjen anonym tilbakemelding via et elektronisk skjema (det er en liste over gratis online undersøkelsesverktøy. Det er hva alle sier: 5 gratis verktøy for effektive onlineundersøkelser Det er hva alle sier: 5 gratis verktøy for effektive online-undersøkelser For en stund, ville du ikke ha hatt mye valg om hvilken undersøkelsestjeneste som skal brukes, men i dag er det mange å velge mellom. Hvilken er best for deg? Les mer her). Finn ut hva folk tenkte på møtet - var det for lenge? Fikk det seg for dem? Var deres synspunkter lyttet til? Hvordan kunne møtet bli bedre neste gang?

Uansett tilbakemelding du mottar, sørg for at du ikke ignorerer den. Utvikle møtene dine for å sikre at de jobber bra for alle involverte.

Samlet sett, ved å følge disse enkle reglene for å sikre at møtene dine er godt forberedt og godt kjøre, vil du kunne forkorte lengden og øke effektiviteten av møtene dine, samtidig som alles frustrasjon holdes til et minimum!

Hva med deg? Hvis møtene dine kjørte mer som dette, tror du de ville være mer effektive?

Image Credit: Woodleywonderworks, lagsmøte, via Flickr

Utforsk mer om: Time Management.