Slik lager du fakturaer for kunder ved hjelp av WordPress

Opprette og sende fakturaer er en viktig, men umulig oppgave for de fleste frilansere og små bedrifter. I stedet for å manuelt opprette en faktura ved hjelp av en mal, kan du spare mye tid ved å bruke de riktige verktøyene. I denne artikkelen vil vi vise deg hvordan du lager fakturaer for klienter som bruker WordPress.

Selv om det finnes et WordPress-plugin for fakturaer, anbefaler vi at du bruker en mer intuitiv løsning som heter Freshbooks. Derfor deler vi to metoder for å lage fakturaer. FreshBooks og WP-faktura.

Metode 1: Bruke Freshbooks

Det enkleste og mest profesjonelle regnskapsverktøyet for frilansere og fagfolk er Freshbooks. Det er et regnskapsverktøy laget for ikke-regnskapsførere, og det er perfekt for WordPress-profesjonelle.

Det er en gratis 30-dagers prøveversjon for alle betalte funksjoner, og de har til og med en evig gratis plan.

Registrering er ekstremt enkelt, og du trenger ikke engang å oppgi kredittkortopplysningene dine for prøveperioden. Ved registrering vil du lande på et enkelt dashbord som ser slik ut:

Opprette din første faktura i Freshbooks

Opprette og sende fakturaer med Freshbooks er en bris. Bare klikk på Ny knappen og velg Faktura fra rullegardinmenyen.

Hvis du ikke har lagt til din forretningsadresse, vil Freshbooks be om din forretningsadresse som vises på fakturaen din.

Fakturaveiviseren vil også spørre hva fakturerer du kundene dine for? Du kan velge tid, elementer eller begge, avhengig av hvilke tjenester eller produkter du gir til kundene dine.

På neste skjerm må du oppgi klientinformasjon. Freshbooks lagrer denne informasjonen, og du kan bruke den senere når du må sende en faktura til den klienten.

Når du har lagret klientopplysningene dine, kan du bla ned for å angi oppgavene og elementene, prisene og beløpet som skal betales. Du kan legge til flere linjer for hvert element eller oppgave sammen med flere notater, vilkår og betingelser.

Når du er fornøyd med fakturaen, kan du lagre den som et utkast, eller send det umiddelbart via e-post. Du kan også sende en faktura via snail mail.

Det var enkelt, var det ikke?

Legge til betalingsmetoder i FreshBooks

Freshbooks lar deg godta online betalinger fra kunder. Den støtter PayPal og Stripe som standard, og du kan aktivere andre populære betalingsgateways. Hvis du trenger å sette opp betalinger, må du klikke på Innstillinger på toppmenyen og klikke på Godta kredittkort-fanen.

Aktiver betalingsmåten du vil bruke, og svar på noen enkle spørsmål for kontoopplysningene dine. Det er alt, kundene dine kan nå betale deg online når de mottar en faktura fra deg.

Sporingstid og utgifter med FreshBooks

FreshBooks lar deg administrere og spore dine utgifter. Bare klikk på utgiftstabellen for å komme i gang.

Freshbooks kan importere dine utgifter fra mer enn 13000 finansinstitusjoner. Du kan enkelt koble den til bankkontoen din og kredittkort. Du kan også manuelt legge til utgifter, og lagre kvitteringer ved bare å ta et øyeblikksbilde fra telefonen.

Hvis du jobber på timebasis, så skal hvert sekund av arbeidet faktureres til klienten. Freshbooks leveres med innebygd tidsporingsverktøy. Bare klikk på Time Tracking-fanen for å komme i gang.

Alt du trenger å gjøre er å skrive inn prosjektdetaljer og logge dine timer. Du kan også starte tidsregistreringen ved å klikke på Start Timer-knappen.

Metode 2: Bruke en WordPress-plugin

En annen måte å håndtere fakturaer på er å bruke WP-Invoice plugin. På denne måten blir ditt WordPress-nettsted navet i dine fakturaer og betalinger.

Første du trenger å gjøre er å installere og aktivere WP-faktura-plugin. Ved aktivering vil pluginet legge til et nytt "Faktura" menyelement i WordPress admin. Du må besøke Faktura »Innstillinger å konfigurere plugin.

Først må du skrive inn firmanavnet ditt som du vil at det skal vises på fakturaene. Deretter må du velge en side for å vise fakturaer. Vi anbefaler at du oppretter en ny WordPress-side med tittelen Fakturaer og velger den siden her. Denne siden vil bli brukt til å vise fakturaene dine.

WP-fakturaer leveres med flere betalingsmåter (se vår liste over 5 PayPal-alternativer for frilansere til å samle inn betalinger i WordPress. Du må velge et standard betalingssystem fra Stripe, 2CheckOut, PayPal, Kredittkort eller Interkassa betalingsgateways. Du kan selektivt aktiver eller deaktiver betalings gateways og la brukerne velge deres foretrukne betalingsmåte.

Når du velger en betalingsmetode, vil du legge merke til en ny fane under innstillingene for å konfigurere den aktuelle betalingsgatewayen. Hver betalingsgateway har forskjellige innstillinger som du må konfigurere ved å logge deg på kontoen din på den gatewayen og få API-nøklene dine.

Etter at du har konfigurert betalingsportene, klikker du på Lagre alle innstillinger knappen for å lagre endringene dine.

Opprette en ny faktura

Hvis du vil opprette og sende en ny faktura til en klient, går du ganske enkelt til Fakturaer »Legg til nytt. Du vil bli bedt om å gi kundens e-postadresse.

Etter at du har skrevet inn e-postadressen, lastes plugin-modulen til fakturaeditoren. Du vil legge merke til forskjellige metakasser på redigeringsskjermen sammen med de kjente Tittel- og Postredaktør-boksene. Like under postredigeringsboksen vil du legge merke til en metaboks for å legge til elementene du er inkludert i denne fakturaen.

Bare skriv inn en vare, antall og pris. Pluggen beregner totalbeløpet og viser det som balanse. Du kan klikke på koblingsbeskrivelsen for å legge til beskrivelse for et element i listen. Du kan også klikke på 'Legg til rabatt ' knappen for å trekke ned diskontert beløp basert på prosentandel eller et fast beløp.

Under fakturaelementboksen vil du legge merke til betalingsgateway-boksen. Dette vil vise standardbetaling og alle betalingsmåter du har aktivert på nettstedet ditt. Du kan endre disse innstillingene for en faktura hvis du vil, eller du kan la den bruke standardvalgene du angir i plugininnstillingene.

På høyre side vil du se brukerinformasjonen metabox. Det vil vise klientens e-postadresse. Du kan fylle inn resten av informasjonen. Hvis du ikke har all informasjon, kan du la den være tom, og klienten kan fylle den inn når du foretar betalingen.

I publiseringsmetaboxet er det muligheter for å publisere denne fakturaen som et tilbud, tillate delvis betaling, eller gjøre det til en gjentakende regning. Klikk på Bytt fremover lenken vil tillate deg å legge til en forfallsdato for fakturaen og angi skatteinformasjon.

Etter at fakturaen er publisert, mottar kundene dine et e-postvarsel med en link til faktura siden på WordPress-siden din. Hvis kundene dine ikke får e-postvarsler, bør du ta en titt på vår veiledning om hvordan du fikser WordPress uten å sende epostproblem. Vil du se fakturaen, med en lenke for å skrive ut PDF-versjonen før du foretar betalingen. Klienter kan også endre sin personlige informasjon på siden.

Vise fakturaer og rapporter

Alle fakturaene du lager kan nås fra Fakturaer »Vis alle. Du kan sortere og filtrere fakturaene dine ved hjelp av menyen på høyre side.

For å få et fugleperspektiv av inntekter og fakturaer, må du besøke Fakturaer »Rapporter. Der vil du kunne se grafer og diagrammer for alle fakturaer.

Finjustere fakturaene dine, e-post og betalinger

Innstillingssiden for fakturaer endres etter at du har lagret de innledende innstillingene. Nå hvis du besøker Fakturaer »Innstillinger, Du vil kunne se mange andre alternativer du kan konfigurere. Du kan for eksempel tilpasse e-postmaler, opprette flere maler, legge til linjeposter som lar deg raskt legge til elementer i en faktura. Du kan til og med importere / eksportere faktura data til XML-fil.

Fordeler og ulemper med WP-faktura og Freshbooks

Ved hjelp av WP-faktura får du en gratis plugin som passer direkte inn på nettstedet ditt. Du trenger ikke å stole på en tredjepartstjeneste for å administrere dine kunder og betalinger. Du kan sette opp automatiske WordPress-sikkerhetskopier på en skylagring for å sikre at dataene dine er trygge.

På den annen side, er FreshBooks brukt av tusenvis av fagfolk. Dataene dine lagres i skyen, og du trenger ikke å bekymre deg for sikkerhetskopiering eller sikkerhet. Enda viktigere er det ikke bare en fakturering programvare, det er en fullverdig regnskapsløsning for ikke-regnskapsførere. Du kan spore utgifter, koble til bankkontoer, motta online betalinger, etc. Bortsett fra det, bruker FreshBooks hver dag til flere tjenester og blir kraftigere og enklere å bruke..

Det er alt, vi håper denne artikkelen hjalp deg med å opprette fakturaer for kunder som bruker WordPress. Du vil kanskje også sjekke vår veiledning om hvordan du legger til roterende kundeattest i WordPress.

Hvis du likte denne artikkelen, vennligst abonner på vår YouTube Channel for WordPress-videoopplæringsprogrammer. Du kan også finne oss på Twitter og Google+.