Slik bruker du Microsoft Word Mailings til å automatisere e-postmeldinger

Selv om det er mange ting jeg ikke liker om Microsoft Word, er det mange flere ting jeg elsker om det. Spesielt liker jeg hvor fleksibel tegneverktøyene er, de medfølgende malene for ting som bokstaver og CVer, og mest av alt, jeg elsker evnen til å automatisere mange av oppgavene du ofte gjør. En av oppgavene er å sende rapporter eller e-postmeldinger.

De fleste av oss står overfor en jobb hvor du må sende en rapport til et helt team av mennesker. Hva som gjør dette verre noen ganger er at du må sende individuelt tilpassede e-post til hver person med spesifikk informasjon om dem. Kanskje 80 til 90% av verbelen er den samme, men at 10 eller 20% spesifikk for personen er unik - slik at du finner deg selv å bruke timer på å skrive opp e-post etter e-post.

Sende automatiserte e-poster

Tidligere skrev jeg om hvordan Hvordan sette Google Analytics til å fungere for deg med e-postrapporter Hvordan sette Google Analytics til å fungere for deg med e-postrapporter Les mer du kan automatisere Google Analytics for å sende ut planlagte rapporter, som du da kunne passere videre til sjefen din eller klienten. Men formen for automatisering som jeg skal vise deg i dag, er litt annerledes. I stedet for å produsere dataene for deg, vil Word automatisk fylle ut detaljene om personen på kontaktlisten din, samtidig som du raskt kan fylle ut dataene eller informasjonen du vil sende til personen. Dette gjør e-posten personlig og direkte, men samtidig bruker du ikke timer på å skrive opp titalls eller hundrevis av personlige, direkte e-poster.

For å komme i gang, i Word (i eksemplene er det Word 2007), klikk på “utsendelser” og klikk deretter “Start Mail Merge.”

Veiviseren er ikke nødvendig, men det er fint fordi det hjelper deg å huske alt du trenger å gjøre. Velg først en mal som du vil bruke for din generiske rapport.

Word har mange gode stiler og layouter. Når du velger malen din, klikker du bare på OK. Nå er hele rapporten skrevet for deg, alt du trenger å gjøre er å fylle ut teksten. Når det gjelder datoen, vær sikker på å velge “i dag” slik at dokumentet alltid bruker dagens dato hver gang du gjenskaper det senere.

Når du velger mottakerlisten din for å motta disse e-postene, kan du bruke dine nåværende Outlook-kontakter, en gjeldende kontaktliste som du har eksportert fra et annet sted, eller opprette en ny liste over kontakter.

I mitt eksempel har jeg valgt mottakere fra mine nåværende Outlook-kontakter.

Nå som du har valgt mottakere, skal du fortelle dokumentet hvilken informasjon som skal trekke ut av kontaktinformasjonen og automatisk legge inn i rapporten. Du gjør dette ved å klikke på “Sett inn sammenslåingsfelt” knapp.

For eksempel lager jeg en rapport om et bestemt nettsted for en klient, så jeg har definert dette nettstedet i deres kontaktdetaljer, og her forteller jeg at Word skal bruke denne nettadressen i rapporten.

Hvis du bruker Outlook, ikke glem at Outlook Contacts tilbyr brukerfelt, der du kan sette inn hvilken informasjon du vil ha for den personen.

Dette er nyttig når informasjonen du vil legge inn for den personen ikke er funnet i kontaktlistefeltene.

Den kuleste tingen om Microsoft Word Mailings er at du i utgangspunktet lager “Fyll inn” felt for delene av rapporten som er unike for hver person.

Så som du skriver den generiske meldingen, og du kommer til et sted der du må skrive noe som vil ha spesifikk data som er relevant for den personen, klikker du bare på “regler” og velg “Fyll inn“. Dette lar deg definere spørsmålet og et standard svar. Hva som vil skje er når du laster opp ditt automatiserte dokument, vil det be deg om å fylle ut hver enkelt av fyllingsfeltene for hver mottaker.

Når du er ferdig med å lage din automatiske mailing, vil dokumentet bestå av noen felt som automatisk fyller ut basert på mottakerens kontaktdetaljer, og andre felt fyller ut basert på hva du har angitt for informasjon.

For hvert dokument kan du raskt sende ut e-postrapporten fra Word ved å klikke på Outlook-knappen øverst til høyre på skjermen ved å velge “Send e-post” (eller send som PDF vedlegg), og du er ferdig!

Ved hjelp av denne teknikken vil du kutte ned korrespondansearbeidet ditt med minst 50% eller mer. Foran det tar litt tid å få dokumentet satt opp perfekt, men hver uke eller måned som du trenger å utgjøre rapporten, vil du være veldig glad for at du legger innsatsen.

Gi Microsoft Word Mailings et skudd og gi oss beskjed om hvordan det gikk. Har det spart deg tid? Del dine egne erfaringer med det i kommentarfeltet nedenfor!

Bildetekst: clix på sxc.hu

Utforsk mer om: Business Technology, Computer Automation, Email Tips, Mail Merge, Microsoft Word.