Hold oversikt over kundens problemer og prioriteringer med Lukk Support Help Desk Software

Hvis du kjører en datamaskinstøttevirksomhet eller administrerer et IT-hjelpesenter, vil du vite at IT-støtte inkluderer mer enn bare å fikse datamaskinproblemer. Hvert problem representerer et symptom som kan bety en mye større systemfeil. Flere problemer som alle sammen samsvarer også med å finne ut av programvarenes feil som kan ha blitt savnet under testingen.

En av de beste måtene å spore og analysere alle problemer er via sentralisert helpdesk-programvare. Med et slikt system sporer du ikke bare maskin- eller systemproblemer, du sporer også hvilke medlemmer av personalet som tok vare på billettene, en logg av hvilke kunder eller klienter som bruker brukerstøtten oftest, og det gir et flott høyt nivå oversikt over hvor godt IT-personalet ditt håndterer problemer.

En av de beste gratis helpdesk-programvareløsningene jeg har funnet som kan håndtere samme funksjonalitet som noen av de dyrere kolleger der ute, er Close Support Service Desk.

Konfigurere Lukk Støtte Servicedesk

Programvaren kalles “informasjonsskranke” heller enn “help desk” fordi det faktisk er nyttig for mer enn bare IT-problemer. Hvis du kjører noen tjeneste i det hele tatt som inkluderer kunder eller kunder som ringer deg opp om problemer, kan du bruke denne programvaren til å spore disse problemene. Kanskje du kjører en elektronikk reparasjonstjeneste, en rørleggerarbeid eller noe annet felt som inkluderer feilsøking og reparasjon av problemer. Denne programvaren kan hjelpe deg med å huske, spore og analysere disse problemene, spesielt hvis du har et team av teknikere som arbeider for deg.

Når du først installerer programvaren, finner du at den spør deg hvor du vil få tilgang til systemdatabasen. Lukk Støtte bruker Access Runtime, og bakgrunnsdatabasen, kalt CloseSupportBE.mdb, lagrer alle dataene for systemet. For å tillate distribuerte brukere å få tilgang til dette systemet for å skrive inn, administrere og lukke problemer med bil, lagrer du bare databasen på det lokale nettverket. Hvis du vil bruke den over Internett, kan du bare sette opp en online “harddisk” som Dropbox, og lagre den sentrale databasen på den kontoen.

Den ene irritasjonen hvis du bruker den gratis programvaren, er en innledende boks som dukker opp når du laster opp programvaren, hvor du må klikke “Fortsette” å avvise å registrere seg for gratis prøveperioden. Når du kommer inn i programvaren, ser du fire hovedområder.

Øverst (1) finner du hurtige søkefelt og knapper for å opprette en ny anropshendelse, eller opprette en ny oppgave for en av ansatte (eller deg selv). Oppgaver kan tilordnes et bestemt problem og en bestemt tekniker. Tjenesteområdet til venstre inneholder aktive oppgaver (2) og aktive samtaler (3). På høyre side av hovedskjermen ser du samtaler sortert etter oppdragsgiver, status og prioritet (4).

Å skrive inn detaljer når et problemsamtal (eller e-post) kommer inn er like enkelt som å bruke de ulike rullegardinboksene for å velge prioritet og kategori av problemet. En boks til høyre tillater spesifikk informasjon om problemet.

Når samtalen er i systemet, vil den forbli i “bo” området til det enten er løst eller avbrutt. Når det er et aktivt problem, blir alle endringer i systemet automatisk logget inn i samtalen “historie” område.

Å legge til en ny oppgave er en nyttig måte å opprette og overvåke jobber for ansatte som kanskje eller ikke er relatert til bestemte problemer som ble innkalt. Du kan til og med sette bestemte oppgaver jevnlig, slik at systemet kan brukes til arbeidsplanlegging samt fielding problem samtaler.

Fra navigasjonsfeltet til venstre, hvis du klikker på selskaper, kan du se alle klientene du har jobbet for. Her kan du manuelt taste inn nye selskaper, og fyll ut all kontaktinformasjon. Når du klikker på firmaet i oppgaver eller samtaler, kobles det til denne detaljerte informasjonen slik at du enkelt kan få kontaktinformasjon fra samtale- eller oppgavedisplayet.

Det samme gjelder for mennesker, enten de er individuelle kunder eller de ansatte som gjør jobben. Skriv inn alle detaljer her, og for ansatte, er det her du tilordner brukernavnet ditt for å bruke Service Desk-systemet. Det fine er at når du bruker et kundenavn i en billett, har du øyeblikkelig tilgang til kontaktinformasjonen.

Endelig er en annen nyttig funksjon i systemet at du kan eksportere samtaler eller oppgaver (enten aktive eller arkiver) til et Excel-regneark som du kan bruke til å lage dine egne rapporter eller bare for å lage ditt eget arkiv av løst problemer.

Det er mange bruksområder for denne gratis Help Desk-programvaren, utover bare IT-teknikere. Du kan bruke den til å administrere og organisere omtrent enhver bedrift som må fikse eller feilsøke problemer. Gi det et skudd og se om det strømlinjeformer din egen virksomhet!

Gi oss beskjed om hva du synes om Støtte for nært hjelp, eller hvis du vet om lignende verktøy som er like nyttige. Del innsiktet ditt i kommentarfeltet nedenfor.

Bildekreditt: Carlos Chavez

Utforsk mer om: Teknisk støtte.